Перевыставление транспортных расходов: порядок применяемый в 2025 году

Как это работает?

1. Продавец самостоятельно привлекает транспортную компанию и оплачивает ее услуги.
2. Покупатель возмещает продавцу понесенные транспортные расходы одним из следующих способов:

• Доставка включается в цену самого товара, и покупатель оплачивает общую сумму, включающую транспортные расходы.

• Продавец оплачивает доставку изначально, а затем перевыставляет покупателю транспортные расходы.

Алгоритм действий при перевыставлении транспортных расходов в 2025 году

1. Первое, что необходимо сделать, — заключить агентский договор, в котором предусматривается, что продавец (агент) действует от своего имени, организуя перевозку по поручению покупателя (принципала). Агент получает по договору вознаграждение. Оплата за перевозку транспортной компании обычно осуществляется по предварительной схеме (частичная или полная предоплата). Условия оплаты прописываются в договоре, а транспортная компания выставляет счет на предоплату агенту. При формировании агентского договора необходимо ориентироваться на положения Гражданского кодекса РФ, в частности, главы 52 (агентирование) и главы 40 (перевозка).
2. После оказания транспортных услуг продавец выставляет счет покупателю за доставку на основании транспортной накладной. Накладная подтверждает факт перевозки и служит основой для выставления счета. Если в договоре купли-продажи предусмотрена компенсация транспортных расходов, накладную составляют в трех экземплярах: для продавца, перевозчика и покупателя.
3. Получив оплату от покупателя, агент (продавец) вносит предоплату транспортной компании.
4. Транспортная компания оформляет отчет агента, содержащий: подробный перечень произведенных расходов; размер агентского вознаграждения; подтверждающие документы (накладные, чеки, договоры).
5. Сначала транспортная компания выставляет счет-фактуру на имя продавца (агента). Продавец получает ее и фиксирует в журнале. Однако счет-фактуру от перевозчика агент не включает в книгу покупок, так как это не его собственная покупка.
6. Затем агент перевыставляет счет-фактуру покупателю. 

Продавец исключает счет-фактура из книги покупок, поскольку:

• Сумма транспортных расходов не связана с хозяйственной деятельностью агента.
• Расходы принадлежат покупателю (принципалу) и подлежат перевыставлению покупателю (принципалу).

При перевыставлении счета-фактуры агенту разрешено изменять только два реквизита (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 года №1137):

1. Номер счета-фактуры. В строке 1 агент указывает порядковый номер в соответствии со своей системой нумерации. Дата остается той же, что и в оригинале, полученном от продавца.
2. Реквизиты покупателя. В строках 6, 6а и 6б агент меняет данные покупателя на реквизиты принципала (того, кто фактически приобретает товар или услугу).

Остальные реквизиты, такие как данные продавца (строки 2, 2а и 2б), остаются теми же, что и в оригинальной счет-фактуре, полученной от продавца.

Если доставка выполнена по одному агентскому договору, табличная часть перевыставляемого счета-фактуры точно повторяет данные первоначального документа перевозчика.

Если транспортная компания доставляла груз нескольким принципалам в рамках одной поездки, агент обязан разделить сумму в соответствии с долями, определенными агентскими договорами и отчетами.

Как правильно вести бухучет при перевыставлении?

Порядок учета у агента

1. Первоначально понесенные расходы отражаются проводкой: ДЕБЕТ 76 (субсчет расчетов с принципалом) — КРЕДИТ 60 (76-перевозчик).
2. Перевыставление расходов принципалу: ДЕБЕТ 62 (принципал) — КРЕДИТ 76 (субсчет расчетов с принципалом).

НДС с услуг перевозчика агент не принимает к вычету, а перевыставляет покупателю, оформляя отдельную счет-фактуру на сумму возмещения.

Порядок учета у принципала

Принципал учитывает полученные от агента документы (счет-фактуру, отчет и прочие подтверждающие расходы) как транспортные расходы. Проводка: ДЕБЕТ 44 (20, 26) — КРЕДИТ 60 (76).

Если сумма компенсации превысит реальные расходы на доставку, разница становится объектом налогообложения и образует налоговую базу по налогу на прибыль.

Автор. Е.Грицак

Бухгалтерия.ру