Перевод работника на дистанционку и обратно: какие документы оформить?

Правила работы на дистанционке регулируются статьей 312.1 Трудового кодекса РФ. Дистанционной (удаленной) работой считается выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя с использованием сети Интернет.

Дистанционной режим работы может быть установлен в трудовом договоре:

• на постоянной основе,
• временно.

Место выполнения должностных обязанностей устанавливается отдельным пунктом трудового договора (допсоглашения), изменение этого пункта считается изменением существенных условий договора. Это возможно:

• либо по соглашению сторон (статья 72 ТК РФ),
• либо по инициативе руководства при проведении в компании организационных или технологических изменений (статья 74 ТК РФ).

В одностороннем порядке работодатель не вправе изменить условие о дистанционной работе на работу в офисе, если оно установлено в трудовом договоре бессрочно. Это запрещено ТК РФ. Мнение о том, что изменить дистанционный режим работы можно только с согласия работника, недавно высказывал Минтруд России в письме от 09.06.2023 № 14-6/ООГ-4013.

Два документа при переводе работника на удаленку и обратно по согласию сторон

Когда обе стороны согласны на изменение места выполнения трудовой функции, то есть перевод сотрудника на дистанционку или с дистанционной работы в офис, понадобятся всего два документа:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору на временную или постоянную дистанционку.
2. Приказ о переводе на дистанционную работу или на работу по месту нахождения офиса.

Дополнительное соглашение к трудовому договору – это основной кадровый документ. Его нужно оформлять в любом случае.

Затем нужно издать приказ о переводе на дистанционную работу или на работу по месту нахождения офиса. Как отмечал Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф, оформлять такой приказ не обязательно, но рекомендуется.

Если перевод на удаленку временный, речь идет о сроке, не превышающем 6 месяцев или о чередовании периодов дистанционной работы и труда на стационарном рабочем месте в офисе.

Заявление работника о переводе на удаленку, как правило, не нужно. Необходимость этого документа определяется спецификой работы компании и численностью работников. Например, если в компании около сотни работников, кадровику проблематично без заявления работника узнать о его желании перейти на дистанционку и согласовать это с директором. В компании с небольшой численностью персонала работник и директор могут согласовать перевод на удаленку без заявления, сразу подписав допник к трудовому договору.

Переводе работника на удаленку и обратно по инициативе работодателя

Если руководитель принимает решение перевести работников на удаленку или, наоборот, вернуть работников с дистанционки в связи с технологическими и организационными изменениями, возвращение в офис должно проходить при строгом соблюдении порядка, прописанного в статье 74 ТКРФ:

• выдать работнику под роспись уведомление об изменении условий трудового договора за 2 месяца, указав причины;
• письменно предложить имеющиеся вакансии, если работник не согласился изменить удаленный режим работы на работу в офисе;
• при отсутствии вакансий или при отказе сотрудника от предложенной работы уволить по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

При этом у работодателя должны быть документы, подтверждающие технологические или организационные изменения. В противном случае суд признает увольнение незаконным.