Переход к обязательной электронной транспортной накладной в 2026 году: как подготовиться?

В 2025 году компании, занимающиеся грузоперевозками, могут выбирать между оформлением бумажных и электронных транспортных накладных. С 1 сентября 2026 года вступит в силу норма, согласно которой применение ЭТрН станет обязательным для всех участников рынка грузоперевозок (Федеральный закон №87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» в редакции Закона от 07.06.2025 №140-ФЗ). Порядок работы ЭТрН установлен постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 №931, а формат - Приказом ФНС от 09.12.2021 №ЕД-7-26/1065@.

Постепенный переход на использование ЭТрН начался 1 сентября 2025 года с доставок алкогольной продукции и смешанных перевозок.

Пошаговая инструкция по переходу на ЭТрН 

Шаг 1. Получить КЭП. Сотрудникам, ответственным за отправку и прием грузов понадобится квалифицированная электронная подпись. Ее можно оформить в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).

Шаг 2. Подключится к ЭДО. Сначала нужно выбрать оператора ЭДО, который работает с государственной информационной системой электронных перевозочных документов ГИС ЭПД. Затем нужно пройти регистрацию и привязать электронную подпись к аккаунту в личном кабинете оператора.

Что нужно стоит учитывать при выборе оператора ЭДО:

• Наличие аккредитации в реестре ФНС.
• Высокий уровень безопасности хранения и передачи данных.
• Поддержка обмена документами с другими операторами (роуминг).

Шаг 3. Выбрать способ обмена документами. Можно воспользоваться облачным решением оператора ЭДО или интегрировать услугу в применяемую учетную программа.

Шаг 4. Подключится к ГИС ЭПД:

• Найдите аккредитованного оператора ГИС ЭПД из реестра Минтранса и заключите с ним договор.
• Скачайте необходимое ПО или начните работу через веб-версию, если такая доступна.

Шаг 5. Обновить документы и регламенты. При переходе на ЭТрН необходимо скорректировать некоторые внутренние документы, контракты с контрагентами и подготовить соглашение об обмене электронными документами.

Шаг 6. Настройка учетных систем. Убедитесь, что ваша учетная система способна интегрироваться с выбранным оператором. Возможно, потребуются дополнительные модули или API для интеграции.

Какие документы использовать для оформления ЭТрН?

ЭТрН заполняется по тем же правилам, что и бумажная версия (Приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ и Методические рекомендации Минтранса РФ от 22.12.2022 № АК-325-р). Преимущество заключается в автоматической проверке данных и скорости обмена документов между сторонами сделки.

Автор. Е.Грицак

Бухгалтерия.ру