Отчет Персонифицированные сведения о физлицах: как заполнять

Новый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» утвержден приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@. Номер по КНД – 1151162.

Кто сдает отчет

Персонифицированные сведения сдают все плательщики страховых взносов, которые оплачивают труд работников или выплачивают вознаграждения про договорам ГПХ. Организационно-правовой статус и «гражданство фирмы» значения не имеют. Отчитываются:

• российские компании и их подразделения;
• иностранные компании, которые работают в России;
• ИП, у которых есть работники;
• главы КФХ с сотрудниками;
• нотариусы, адвокаты, у которых есть работники;
• все остальные, которые занимаются частной практикой и имеют наемных работников.

Куда сдавать отчет

Отчет нужно сдавать в налоговую инспекцию по месту регистрации.

Кого включать в отчет

В отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» нужно включить данные о каждом работнике. Неважно работает он по трудовому договору или договору ГПХ (п. 3.1. Порядка заполнения, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).

Директора, который является единственным учредителем, включают в отчет.

Мобилизованных и служащих по контракту, с которыми приостановлен трудовой договор (ст. 351.7 ТК РФ), также нужно учитывать при подготовке отчета. Их включают в лист с персональными данными.

Не нужно вносить в отчет сведения о работниках, за которых не платятся страховые взносы. Это те, с кем заключены договоры купли-продажи, аренды, мены, найма жилого помещения, займа, дарения.

Не нужно отчитываться по самозанятым. Но при условии, что самозанятые, работающие с компаний по договору ГПХ, передали чеки об оплате. Если чеки не получены, у вас нет подтверждения исполнения работ в рамках режима на НПД, тогда выплата считается проведенной в рамках договора ГПХ. И сведения о ней нужно включить в отчет. Если самозанятый предоставить чек позже, нужно будет пересдать по нему отчет с уточняющими сведениями.

Иностранных работников нужно включать в отчет, если они признаются застрахованными лицами, то есть за них платятся страховые взносы. Это могут быть постоянно и временно проживающие, временно пребывающие в РФ. К таким не относятся временно пребывающие высококвалифицированные специалисты, не из ЕАЭС. Они не являются застрахованными лицами.

Формат отчета

Отчет сдается либо на бумаге, либо в электронном формате. Это зависит от количества работников, которые отражены в отчете.

• Если у вас работает 10 или менее человек, отчитаться можно на бумаге или электронно.
• Если в отчете более 10 работников отчитаться можно только в электронном виде.

Срок сдачи

Срок сдачи – 25 числа каждого месяца за предыдущий месяц. Если дата отчетности совпала с выходным или праздничным днем, отчитаться нужно в первый рабочий день после отдыха.

Первый отчет сдается 27 февраля за январь 2023 года. Далее – ежемесячно.

Базовые правила при заполнении отчета

Если отчет заполняете на бумаге, можно использоваться черные, синие либо фиолетовые чернила. Для электронной формы разрешен шрифт Courier New размером 16–18 пунктов.

Все записи должны быть сделаны печатными заглавными буквами.

Нельзя:

1. применять двустороннюю печать для распечатки отчета на бумаге, каждая страница – на отельном листе с «чистым» оборотом;
2. применять корректирующие средства для исправления ошибок;
3. скреплять листы степлером.

Суммы указывают в рублях с копейками, они не могут быть отрицательными.

Если выплат не было и на месте суммы проставляют «0».

Как заполнять отчет

Отчет состоит всего из двух разделов:

• титульного листа;
• персональных данных физических лиц и сведений о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

Титульный лист заполняется, просто, как большинство отчетных форм. Здесь нужно указать ИНН, КПП, отчетный период, наименование организации, ОРНИП для предпринимателей, номер телефона, проставить дату и подпись.

В разделе о персональных данных физлица нужно указать сведения отдельно по каждому работнику: заполнить строки от 010 до 070. Сколько работников – столько раз нужно эти заполнять эти строки.

• 010 – признак аннулирования сведений о физическом лице (заполняют при аннулировании сведений)
• 020 – ИНН
• 030 – СНИЛС
• 040-060 – фамилия, имя и отчество соответственно
• 070 –сумма выплат физлицу за отчетный период. Строку заполняйте в рублях и копейках.

Строка 010 пропускается, если отчет сдается первоначально.

В строке 070 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений в пользу данного физлица» нужно указать сумму, которую начислили за отчетный период – за месяц. (п. 3.7 Порядка, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Не нарастающим итогом – с февраля. Сумма – только за отчетный месяц.

Коды периодов, найдет в бераторе

Коды мест представления сведений в налоговый орган найдете в бераторе

Если выплат не было

Если в отчетном месяце выплат не было, работника все равно нужно включить в отчет, но в строке 070:

• электронной формы — ничего не ставить (она остается пустой);
• бумажной формы —поставить прочерки.

Если нужно включить сведения об иностранном работнике

У иностранца может не быть отчества. В таком случае, нужно указать только фамилию и имя в строках 040–050. А, строку 060 оставить пустой.

Строку 020, если у иностранца нет ИНН, оставьте пустой.

Иностранцев, которые находятся в стадии оформления СНИЛС, включить в отчет не получится. С «пустым» СНИЛС налоговая отчет не примет. В таким случае, отчет придется сдать без иностранцев, затем уточнить его, как только работник получит СНИЛС.

Если отчет сдает обособленное подразделение

Обособленное подразделение на листе «Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат» указывает сведения только о тех работникам, которым самостоятельно выплачивает зарплату или вознаграждение по ГПД.

Как подать корректирующие сведения

Если в первичном отчете допущена ошибка, сведения можно исправить. Подать нужно корректирующий отчет. Для этого нужно:

1. На титульном листе в поле «Номер корректировки» указать номер уточнения. Например, «1--».
2. Для аннулирования ошибочных сведений в строке 010 укажите признак аннулирования «1». При этом по строке 070 проставьте прочерки.

Если нужно исправить данные о физлице (ФИО, СНИЛС), заполните на физлицо стр. «020 – 070», указав правильную информацию.

Когда нужно исправить сумму выплат в уточненке, укажите данные физлица и правильную сумму по стр. «070». Стр. «010» при этом не заполняется.

Если сведения нужно уточнить, уточненку нужно до подачи РСВ за соответствующий отчетный период (месяц), и в форму включить только тех физлиц, чьи данные будут изменены (уточнены).\