Осторожно на удаленке. Не допустите, чтобы ваша переписка попала к налоговикам

Работая на удаленке, электронными письмами обмениваются все работники, в том числе, и директор, и главный бухгалтер. Не имея под рукой первички на бумаге, работники часто хранят на своих компьютерах электронные копии документов, архивы электронных писем, сообщений в мессенджерах, записи видеоконференций.

Как не сложно себе представить, в электронной переписке могут быть не только безобидные договоры, но и различные указания, сообщения, которые могут быть расценены, как нарушение налогового законодательства. Причем, даже в том случае, если они таковыми не являются. Ведь прочтение может быть двояким.

Работа с документами по регламенту

Минимум, который должен быть сделан в компании, чтобы обеспечить сохранность коммерческой и другой важной информации – это разработка Положения о коммерческой тайне и Регламента по ведению деловой переписки.

С этими документами должны быть ознакомлены все работники под роспись. Не лишним будет провести совещание и рассказать сотрудниками, как вести деловую переписку. Предупредить их о запрете обсуждать закрытую и коммерческую информацию средствами открытой связи без шифрования. А при необходимости обсудить какой-то финансово налоговый вопрос, нужно подбирать формулировки. И разного рода шуточки, не уместны.

Электронная переписка как доказательство в суде

Согласно статье 71 ГПК РФ деловая переписка по средствам электронной связи, признается доказательством.

То есть, распечатанные сканы электронных писем можно приобщать к делу, как доказательства, к примеру, отправки уведомлений, претензий или условий, сговоров.

Статья 71. ГПК РФ:

Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, либо выполненные иным позволяющим установить достоверность документа способом. К письменным доказательствам относятся приговоры и решения суда, иные судебные постановления, протоколы совершения процессуальных действий, протоколы судебных заседаний, приложения к протоколам совершения процессуальных действий (схемы, карты, планы, чертежи).

Если говорить об электронной переписке, то это самое распространенное доказательство, передаваемое через интернет.

В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ электронным документом признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Право на использование электронной переписки в суде подтверждается в АПК РФ.

Пункт 3 статьи 75 АПК РФ:

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Суды не требуют, чтобы электронный документы были заверены нотариусом.

Надлежащим доказательством часто признаются документы, подписанные дистанционно - путем обмена по электронной почте сканированными копиями.

В Постановлении Пленума Верховного Суда № 10 от 23 апреля 2019 г. было подтверждено право использовать в суде в качестве доказательства скриншоты.

Кроме того, Пленум разъяснил: закон не устанавливает перечень допустимых доказательств, на основании которых суд решает, было нарушение или нет.

Поскольку при работе на удаленке есть риск того, что контролеры получать доступ к вашей переписке, и используют ее для привлечения вас к ответственности, проверьте какие именно документы вашей компании «ходят» по сети.