Особенности учета расходов на автотранспорт в командировке

Личный автомобиль

Работник может ехать к месту командировки и обратно на личном автотранспорте.

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно. Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на ГСМ, то есть отдельно оплачивать расходы на топливо во время командировки не следует.

В бухучете эти расходы принимаются в фактическом размере, а в налоговом – только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

Превышение суммы компенсации над установленными нормами в состав прочих расходов не включают, и налогооблагаемая прибыль фирмы при этом не уменьшается.

Фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Ее работник пишет по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие как факт проезда на автомобиле, так и понесенные расходы на проезд (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Автомобиль супруга

Бывают ситуации, когда при поездках в командировки работник использует автомобиль, зарегистрированный на своего супруга.

Это возможно, так как в соответствии с пунктом 1 статьи 256 Гражданского кодекса и статьей 34 Семейного кодекса имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью.

Там может быть указано конкретное лицо (лица), допущенное к управлению автомобилем (в данном случае – супруга), или запись о том, что к управлению автомобилем допущен неограниченный круг лиц (п. 2 ст. 15 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Каршеринг

В письме УФНС по г. Москве от 28 января 2019 г. № 13-11/011687 говорится, что в составе прочих расходов на командировки можно учесть расходы на аренду автомобиля.

Порядок проезда на служебном, арендованном, попутном транспорте пока нормативно не урегулирован. Но фирма может установить его своим локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1).

Расходы на такси в командировке

Расходы на такси в командировке можно учесть, если они будут экономически обоснованы (связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода) и подтверждены документами, соответствующими требованиям действующего законодательства. Об этом говорится в письме Минфина от 10 ноября 2022 г. № 03-03-06/3/109215.

Таким образом, для признания расходов на такси необходимо иметь документы, подтверждающие: а) производственный характер поездок, б) оплату проезда.

Чтобы подтвердить производственный характер поездок, в локальных нормативных актах организации (например, в положении о командировках) или в коллективном договоре нужно указать случаи, когда сотрудник вправе использовать такси в командировках.

По оплате проезда. При перевозках пассажиров легковым такси водитель обязан выдать пассажиру (том числе в форме электронного документа) кассовый чек или чек, сформированный в соответствии со статьей 14 Федерального закона О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход», который выдают самозанятые граждане-плательщики НПД.

Также оплата проезда на такси может быть подтверждена заказом-нарядом (п. 76, 82 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 1 октября 2020 г. № 1586).

Выводы:

• в командировке работник может воспользоваться услугами такси;
• расходы на такси могут быть учтены организацией при налогообложении прибыли при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности.

Возврат из командировки через другой город

Если работник после окончания командировки заехал в другой город, не связанный с командировкой, то все расходы по оплате его возвращения из этого города нельзя считать экономически оправданными или производственными. Ведь в этом случае сотрудник возвращается не из места служебной командировки.

А значит, учесть затраты на обратный проезд при расчете налога на прибыль не получится.

Также и компенсировать работнику такие расходы как командировочные работодатели не обязаны (письмо Минфина России от 12 февраля 2020 г. № 03-03-07/9448).

Это касается не только автомобильной поездки работника, но и на любом другом транспорте.