Особенности учета оплаты отпусков в налоге на прибыль

Учет расходов на оплату отпусков пропорционально количеству дней

Расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Значит, к отпускным применяется общий принцип учета расходов при методе начисления: они признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени их фактического осуществления (даты выплаты отпускных) (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Исходя из этого, в налоговом учете сумма начисленных отпускных должна списываться в расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период.

Это официальная позиция Минфина.

То есть если отпуск работника приходится на два месяца, относящихся к разным отчетным периодам, то при методе начисления сумма отпускных учитывается пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период, а не в периоде выплаты отпускных (письмо Минфина от 12 мая 2015 № 03-03-06/27129).

Учет расходов на оплату отпусков без распределения по периодам

В письме Минфина от 7 апреля 2016 г. № 03-03-06/2/19828 также затронут вопрос о способах учета отпускных выплат в налоговых расходах на оплату труда. Расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли:

• пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период;
• либо списываются за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.

Здесь Минфин уже приводит второе условие для порядка учета отпускных расходов – это создание резерва.

В учетной политике для целей налогообложения фирма должна отразить свое решение о формировании такого резерва, а также определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в данный резерв.

Как учитывать в расходах дополнительные отпуска

К расходам на оплату труда относят оплату дополнительных отпусков. Но только в том случае, если такие отпуска предусмотрены законодательством.

Все они перечислены в статье 116 Трудового кодекса РФ. Например, имеют право на дополнительный отпуск сотрудники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда или имеющие ненормированный рабочий день.

Но фирма может предоставлять дополнительные отпуска на основании своих локальных нормативных актов.

Минфин считает, что при расчете налога на прибыль можно учесть только оплату дополнительных отпусков, которые компания обязана предоставить по Трудовому кодексу.

Отпуска, которые компания предоставляет сверх предусмотренных законодательством, в том числе на основании коллективных договоров, учитывать в расходах она не может.

Обратите внимание: этот запрет распространяется на затраты на дополнительные отпуска, предоставляемые работникам, прошедшим вакцинацию от коронавируса. Они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (см. письмо ФНС от 14 января 2022 г. № СД-4-3/329@).

Расходы в результате инвентаризации резерва на оплату отпусков

На основании пункта 3 статьи 324.1 резерв на оплату отпусков подлежит инвентаризации на конец налогового периода.

Если расходы на выплату вознаграждений (с учетом страховых взносов) больше суммы резерва, то разница между резервом и расходами уменьшает налогооблагаемую прибыль в конце года (31 декабря).

Если расходы на выплату вознаграждений (с учетом страховых взносов) меньше суммы резерва, то разница между резервом и расходами налогооблагаемую прибыль увеличивает (п. 4 ст. 324.1 НК РФ).