Сотрудничество с плательщиками налога на профессиональный доход привлекает бизнес возможностью получить качественно выполненную услугу от специалиста в строго оговоренный договором срок. Это удобно и компании, и самозанятому. Однако предприятиям нужно помнить об особенностях работы с плательщиками НПД, ведь в случае допущения ошибки возникают налоговые риски. Ирина Князятова, эксперт ИПБ России, налоговый консультант,. изучила последние разъяснения ФНС России и последнюю практику и напомнила о том, какие ошибки при работе с самозанятыми бизнес может допустить.
Ошибки при работе самозанятого с чеками
Начнем обзор с недавнего напоминания, сделанного УФНС России по Амурской области в Информационном сообщении от 08.06.2026, опубликованном на сайте налогового ведомства. Управление указало на распространенную ошибку в виде необоснованного аннулирования чеков.
Самозанятый может аннулировать чек только в двух случаях. Если при формировании документа была допущена неточность, например, указаны неверные данные о покупателе, сумме или дате платежа, а также в случае возврата клиенту средств. «За необоснованное аннулирование чека предусмотрен штраф в размере 20% от суммы расчета (ст. 129.13 НК РФ), а при повторном нарушении в течение полугода – штраф в размере всей суммы расчета», – напомнило УФНС России по Амурской области в комментируемом Информационном сообщении.
И это не единственная ошибка, которую плательщик НПД может допустить. Так, чек является не просто подтверждением оплаты, а ключевым документом для целей налогового учета. Пункт 8 статьи 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ прямо устанавливает: без чека затраты не признаются документально подтвержденными. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. В письмах от 28.08.2023 № 03-03-06/1/81571 и от 08.09.2021 № 03-11-11/72631 ведомство указало, что при отсутствии чека расходы не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Для налоговых органов чек подтверждает не только произведенные расходы, но и то, что организация действительно взаимодействовала с плательщиком НПД. Если инспекция установит перечисление денежных средств физическому лицу без надлежаще оформленного чека, выплаты могут быть переквалифицированы в объект обложения НДФЛ.
Кроме того, если самозанятый не исполняет обязанность по формированию чека, на заказчика может быть возложена обязанность по исчислению и уплате страховых взносов. Такой вывод следует из абзаца 2 части 1 статьи 15 Федерального закона № 422-ФЗ и подтвержден письмом Минфина России от 28.05.2025 № 03-11-11/52500.
ФНС России обращает внимание на важный нюанс. В письме от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@ Налоговая служба разъяснила, что если самозанятый аннулировал чек без возврата денежных средств, но услуги фактически были оказаны, то компания вправе сохранить расходы при наличии первоначального чека и документов, подтверждающих исполнение обязательств, например акта оказанных услуг.
Читайте также: «Как самозанятому внести исправления в сформированный чек?»
Ошибки, связанные со статусом самозанятого
Если плательщик НПД утратит статус самозанятого, то налоговые последствия зависят от того, когда это произошло: до оплаты или после нее. Именно этот момент определяет, какие обязанности возникают у заказчика и каким комплектом документов можно подтвердить расходы.
Если статус был утрачен уже после выполнения работ и получения оплаты, специальный порядок, установленный Федеральным законом № 422-ФЗ, продолжает действовать. В такой ситуации организация не вправе подтверждать расходы без чека.
Иная ситуация возникает, если исполнитель утратил статус до начала работ или до момента оплаты. В этом случае положения Федерального закона № 422-ФЗ не применяются. Организация обязана удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и представить соответствующую отчетность в общем порядке. Для подтверждения расходов используется стандартный комплект документов по гражданско-правовому договору: сам контракт, акт и платежные документы. Чек НПД в такой ситуации исполнитель не может сформировать.
Читайте также: «Рабочее место самозанятого на предприятии – признак трудовых отношений»
Ошибки оформления деловых отношений
Формально законодательство не требует заключать письменный договор с самозанятым во всех случаях.
ФНС России в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ разъяснила, что договор может отсутствовать, если услуга исполняется непосредственно при совершении сделки. В этом случае факт заключения договора подтверждается оплатой.
Однако на практике отказ от письменного договора способен создать дополнительные риски.
Если сотрудничество предполагает длительное оказание услуг (проектная работа, регулярное сопровождение, сервисное обслуживание), то после неоднократного осуществления безналичных переводов на карту физического лица банк и налоговые органы могут запросить договор для подтверждения экономического содержания операции.
Полный текст статьи доступен по подписке на журнал «Практическая бухгалтерия»
