Ошибки при инвентаризации: вовремя исправлять, но лучше не допускать

Случаи для проведения обязательной инвентаризации по новому ФСБУ

Минфин разработал проект нового ФСБУ «Инвентаризация». Его предполагается применять, начиная с 1 апреля 2025 года.

По каждому случаю инвентаризации, в отличие от действующего порядка, предусматриваются отдельные сроки проведения и условия создания специальных комиссий.

В обязательном порядке инвентаризацию будут проводить компании в следующих случаях:

• при составлении годовой бухгалтерской отчетности;
• при передаче активов по договору аренды или управления, а также в случае отчуждения;
• при замене материально ответственного сотрудника;
• при выявлении факта утраты или порчи активов;
• при реорганизации или ликвидации организации.

Эта систематизация имеет важное практическое значение, поскольку ошибки, которые случаются в ходе ревизий, связаны зачастую с организацией инвентаризации, но приводят они не только к искажению отчетности, но и к административным штрафам.

Кто обнаружит недостоверность бухотчетности

Недостоверность бухотчетности может быть обнаружена при проверке налоговыми органами или аудиторами.

В примечании к статье 15.11 КоАП РФ говорится, что грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и отчетности считают:

• занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10 процентов по причине искажения данных бухучета;
• искажение любого показателя бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов в денежном измерении;
• регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта;
• ведение счетов бухучета вне применяемых регистров бухучета;
• составление бухгалтерской отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухучета;
• отсутствие в течение установленных сроков хранения первичных учетных документов, регистров бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторского заключения (если проведение аудита обязательно).

За грубое нарушение правил учета доходов и расходов, а также облагаемых объектов и налоговой базы ответственность предусмотрена также статьей 120 НК РФ.

Таким образом – инвентаризация является важнейшим этапом подготовки в годовому отчету, и провести ее нужно без ошибок.

Приказ об инвентаризации

Составляя приказ об инвентаризации, не забудьте указать в нем обязательные реквизиты:

• даты начала и окончания инвентаризации;
• состав комиссии;
• перечень проверяемых имущества и обязательств;
• порядок инвентаризации.

Документы до начала инвентаризации

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества и обязательств фирмы. Вся информация, которая содержится в регистрах, должна быть подтверждена первичными документами.

Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы, приложенные к отчетам (регистрам), и сделать в них запись «до инвентаризации на___(дата)». На основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа «По данным бухгалтерского учета»).

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Опись хранится в архиве фирмы не меньше пяти лет.

Инвентаризацию активов проводят с участием материально-ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.).

Материально-ответственные лица представляют приходно-расходные документы и расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на проверяемое имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны. Отсутствие расписок не допускается.

Ошибки в процессе ревизии

В процессе ревизии тоже могут быть ошибки, которые могут привести к недействительности результатов. Например:

• при инвентаризации товарно-материальных ценностей не ведут отдельные описи на ценности, которые поступают и отпускаются во время проверки;
• не опечатывают помещение с проверяемыми товарно-материальными ценностями при каждом уходе из него комиссии и т. п.

Нельзя забывать про инвентаризацию резервов.

Когда инвентаризацию лучше отложить, а не проводить

Лучше отложить инвентаризацию, если что-то из членов комиссии не может участвовать в проверке и не явился, а издать приказ на замену и оперативно заменить его не получилось.

Не стоит расписываться за отсутствующего члена комиссии, если впоследствии выяснится, что он не мог присутствовать на инвентаризации из-за болезни, командировки и т.п.

Итоговые документы

Проверьте, удалось ли вам собрать полный пакет документов при инвентаризации. Это:

• приказ о проведении инвентаризации;
• инвентаризационные описи (акты);
• при выявлении отклонений - сличительные ведомости;
• протокол итогового заседания инвентаризационной комиссии;
• приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

За ошибки, допущенные в ходе инвентаризации, которые привели к искажению отчетности на 10% и более, администрацию компании могут оштрафовать на сумму от 5000 до 10 000 рублей - по статье 15.11 КоАП РФ.