Оплата проезда вахтовиков к месту работы и обратно: налог на прибыль и НДС

Стоимость услуг по доставке работников-вахтовиков к месту работы и обратно учитывается в расходах по прибыли. Что касается вычета НДС, то он применяется по аналогии с командировочными расходами.

Основания для включения расходов на проезд работников в базу по прибыли

По общему правилу любые выплаты работникам, которые связаны с их содержанием и при этом предусмотрены законодательством РФ, трудовыми или коллективными договорами, могут быть учтены при расчете налога на прибыль. Такие затраты включают в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Расходы, которые не учитывают при расчете налога на прибыль, перечислены в статье 270 Налогового кодекса. В частности, к таким расходам относится оплата проезда работников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, или ведомственным транспортом.

Но есть исключения из этого правила. Например, когда доставка работников до места работы и обратно предусмотрена трудовым или коллективным договорами, или когда организация вынуждена привозить сотрудников к месту работы из-за технологических особенностей производства. В этих случаях компенсацию затрат на проезд можно учесть при налогообложении прибыли.

Таким образом, если компенсация затрат работников по проезду на работу и обратно входит в систему оплаты труда, ее можно учесть при расчете налога на прибыль. Для этого все затраты должны быть обоснованы и документально подтверждены.

А вот если компенсация проезда не является формой оплаты труда и носит социальный характер, то учесть такие затрат при расчете налога на прибыль не получится.

Именно такое обоснование привел Минфин, когда отвечал на вопрос о признании расходов на транспортировку работников на работу и обратно во время эпидемии (см. письмо от 7 августа 2020 г. № 03-03-06/1/69400). Если расходы работодателя на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно не связаны с особенностями производства и не являются частью системы оплаты труда, в «прибыльных» целях они не учитываются. И даже эпидемия коронавируса в качестве основания для признания не годится.

Обратите внимание: с 1 марта 2023 года действуют поправки в статью 302 ТК РФ. Согласно изменениям, организации должны за свой счет доставлять вахтовиков от места нахождения работодателя (или пункта сбора) до места работы и обратно.

Это значит, что расходы на доставку сотрудников к месту вахты уменьшают налогооблагаемую прибыль, даже если не предусмотрены трудовым или коллективным договором, если доставка вахтовиков осуществляется за счет работодателя от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места фактического выполнения работы и обратно (письмо ФНС от 6 июля 2023 г. № СД-4-3/8615@).

Также отмечено, когда можно компенсировать стоимость проезда сотрудников от места жительства до места нахождения работодателя (пункта сбора).

Подпунктом 26 статьи 270 НК РФ определено, что расходы на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом могут учитываться в базе по налогу на прибыль в случае, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми и/или коллективными договорами.

Это значит, что саму возможность такой компенсации, а также размер и порядок выплаты нужно прописать в коллективном договоре и/или трудовом договоре.

Таким образом, на основании статьи 255 и пункта 26 статьи 270 НК РФ организация вправе учесть в расходах:

стоимость доставки вахтовиков от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места фактического выполнения работы и обратно – на основании ТК РФ;
компенсацию расходов на проезд от места жительства работника до места нахождения работодателя (пункта сбора) и обратно – на основании коллективного/трудового договора.

Также эти расходы должны быть подтверждены документами и экономически обоснованы (ст. 252 НК РФ).

Но проезд соискателей для трудоустройства в расходах по налогу на прибыль учесть нельзя.

Условия, при которых расходы на проезд учитываются в налоговой базе, по затратам на проезд потенциального сотрудника не выполняются. Трудовой договор с ним еще не заключен (не исключено, что и не будет заключен) (см. письмо Минфина от 12 августа 2024 г. № 03-03-06/1/75207).

Как принять к вычету НДС со стоимости расходов на проезд

Согласно требованиям статьи 172 НК РФ, вычеты НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг, имущественных прав) либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных статьей 171 НК РФ. Вычет производится после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг, имущественных прав) при наличии соответствующих первичных документов.

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, в том числе расходам по проезду к месту командировки и обратно, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль, также принимаются также к вычету при исчислении НДС. При этом в книге покупок регистрируются заполненные бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о командировке.

При вахтовом способе работ по расходам на услуги по перевозке работников к месту вахты и обратно НДС принимается к вычету в порядке, аналогичном вычетам по командировочным расходам.

Суммы НДС по расходам на командировки подлежат вычету, которые производятся на основании (п. 1 ст. 172 НК РФ):

счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг);
иных документов – в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171 Налогового кодекса.

НДС следует принимать к вычету на основании бланков строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой налога, в доле, соответствующей сумме оплачиваемых расходов, принятых к учету (см. письмо Минфина от 5 сентября 2025 г. № 03-07-11/86955).