Оплата проезда и проживания исполнителю по ГПД: что с НДФЛ?

Как квалифицировать возмещение расходов исполнителю по ГПД

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физлица, полученные им в денежной или натуральной форме (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса).

Организация может возмещать стоимость проезда исполнителя по гражданскому договору к месту выполнения работ, а также питания и проживания следующими способами:

• оплатить из своих средств проезд, питание и проживание за исполнителя. В таком случае это признается доходом лица, полученным в натуральной форме;
• компенсировать исполнителю по договору его затраты, связанные с проездом, питанием и проживанием в месте выполнения работ по договору подряда. Такая выплата не может рассматриваться как доход, полученный исполнителем в натуральной форме. Сумма компенсации в этом случае – денежный доход, полученный физлицом.

Перечень доходов, которые освобождаются от НДФЛ, содержится в статье 217 Налогового кодекса. Суммы возмещения организацией лицам - исполнителям по гражданским договорам стоимости проезда к месту выполнения работ, а также питания и проживания этих лиц, в данном перечне не упомянуты. Поэтому, их надо облагать НДФЛ. К такому выводу Минфин уже приходил в письме от 28.09.2020 № 03-04-06/84695. Его он еще раз подтвердил в письме от 26.07.2021 г. № 03-04-05/59664.

Но если в первом случае исполнитель получает доход в натуральной форме, то НДФЛ нужно удержать с любых ближайших выплат в его пользу исполнителя. Как правило, из вознаграждения за работу. Удерживаемая сумма не должна превышать 50 % выплачиваемых ему денег.

Исполнителю по ГПД можно предоставить профессиональный вычет по НДФЛ

Если затраты произведены самим исполнителем по ГПД, он вправе воспользоваться профессиональным налоговым НДФЛ-вычетом. Для этого его затраты должны быть документально подтверждены.

Для получения профессионального вычета исполнитель должен подать соответствующее заявление организации – заказчику в произвольной форме. К нему нужно приложить подтверждающие документы: чеки ККТ, копии билетов, гостиничные счета и т.д.

При этом отметим, что в состав профессионального вычета можно включить затраты на оплату как проезда, так и питания и проживания (письмо Минфина от 04.10.2019 № 03-04-05/762610). Ранее чиновники возражали против того, чтобы включить расходы на питание в состав профессионального вычета (письмо Минфина от 05.09.2011 № 03-04-05/8-633).