Оплата проезда: что с НДФЛ и налогом на прибыль?

На эти вопросы Министерство финансов и социальной защиты РФ ответило в письме от 17.01.2023 № 03-03-06/1/2763.

Об учете расходов

Не все расходы учитываются в целях налога на прибыль. Перечень «запрещенных» затрат, приводится в статье 270 Налогового кодекса. В соответствии с пунктом 26 этой статьи, к ним относится оплата проезда специалистов до места работы и обратно. При этом неважно, какой транспорт используется – общего пользования, специальные маршруты или ведомственный.

Однако здесь есть свои исключения. Так, затраты на проезд можно учесть в целях налога на прибыль, если они необходимы из-за особенностей производства или предусмотрены колдговорами, договорами с работниками или заключенными с ними контрактами, то есть по сути являются частью СОТ.

Есть и еще один нюанс. Затраты на проезд сотрудников можно учесть, если соблюдаются критерии, установленные нормами статьи 252 Кодекса. Все расходы должны быть обоснованы и подтверждены соответствующими документами.

В остальных случаях затраты организации-работодателя на оплату проезда работников к месту работы и обратно не учитываются.

Устали от рутины?

С нормальными комментариями к нормативным актам дело пойдет веселее! Получите доступ к журналу «Нормативные акты для бухгалтера» cо скидкой!

Подписаться на журнал

НДФЛ и расходы на проезд

Оплата проездка сотрудников до работы и обратно считается их доходом в натуральной форме в соответствии с нормами подпункта статьи 211 Кодекса. Там сказано, что к этой категории доходов относится, в частности, оплата за физлицо товаров, работ, услуг или имущественных прав.

Исходя из этого, оплата организацией-работодателем проезда работников считается их доходом в натуральной форме и включается в базу по НДФЛ.

Однако здесь тоже есть свои исключения. Так, НДФЛ не облагается оплата проезда работодателем, если это связано с производственной необходимостью или, например, место работы находится в районе с ограниченной транспортной доступностью. В таких ситуациях, отмечает Минфин, налог не платится.

Подобную точку зрения министерство высказывало и ранее. В частности, в письмах от 03.12.2020 № 03-04-06/105658, от 16.02.2021 № 03-03-06/1/10424, от 22.12.2022 № 03-04-07/125960.