Оплата мобильных работникам: какие нужны документы?

Все расходы, которые бухгалтерия учитывает при исчислении налога на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Это правило пункта 1 статьи 252 НК РФ хорошо известно каждому бухгалтеру.

Для обоснования расходов на связь и списания их при исчислении налоговой базы по прибыли бухгалтерия может использовать те документы, которые посчитает подходящими и правильно оформленными с точки законодательства. Документы должны содержать все обязательные реквизиты, в них должно быть четко указано наименование расхода.  

Перечень обязательных реквизитов приведен в статье 9 «Первичные учетные документы»  Федерального закона от 06.12.2011№ 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете» (с изм. 01.01.2020)

Обязательные реквизиты первичных учетных документов:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование того, кто составил документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни (наименование расхода);
5. единица измерения и количество;
6. ФИО и должности лиц, подписавших документ;
7. подписи.

Документов, которыми можно обосновать расходы на мобильную связь довольно много. Сама по себе покупка от имени компании оформляется, как правило, договором или счет-договором. А, при покупку в розничном магазине – всегда есть чеки.

Документы для списания расходов на покупку смартфонов

Списать в расходы по прибыли покупку мобильных телефонов и смартфонов можно с применением, как внутренних документов компании, так и полученных от продавца.

Экономическую целесообразность покупки смартфонов можно обосновать служебными записками от руководителей отделов продаж и сбыта, экспедирования и транспорта, руководителей отделов по обслуживанию клиентов.

Служебная записка пишется на имя директора, в ней указывается, зачем работникам нужны служебные смартфоны. Для закупки смартфонов достаточно визы-согласия руководителя.

Документы, которые обосновывают покупку смартфонов:

• договор купли-продажи;
• платежное поручение на оплату смартфонов;
• кассовый, товарный чек;

При покупке смартфона покупатель и продавец могут составлять и другие документы. Например, заполнять гарантийный талон или технический паспорт, или регистрировать учетную запись на сайте производителя. Эти документы или их копии тоже можно передать в бухгалтерию, как еще одно подтверждение покупки смартфонов.

Сложнее подтвердить то, что работники используют служебные смартфоны по назначению, то есть для работы. Но, на практике, налоговики редко не соглашаются с этими расходами. Разве, вызовет что закупка смартфонов на очень крупную сумму подозрения.

Документы для подтверждения использования смартфонов в служебных целей

Счета, которые выставляет оператор связи могут приходить либо на имя компании (для учета проще), либо на имя того, кто этим телефоном пользуется. Если счета получает сам работник, он их должен передать в бухгалтерию.

В первом случае, компания сама оплачивает связь. Во втором, компенсирует работнику затраты на связь.

Выплата компенсации работнику за использование мобильной связи должна быть предусмотрена трудовым либо коллективным договором, прописана во Правилах трудового распорядка.

Какие документы использовать бухгалтерии при списании расходов на связь:

• локальные нормативные акты, в которых установлено, что, компания обеспечить работников смартфонами и связью;
• должностные инструкции, по которым работник обязан быть на связи с клиентами, коллегами, руководством и выполняет функции обзвона, консультирования и т.п.;
• трудовые договора, где установлена компенсация затрат работника на связь;
• акты или накладные приемки-передачи смартфонов работникам.

Кроме названных документов можно использовать и другие, которые содержат все необходимые реквизиты и позволяют четко определить расход и его размер.