Однодневные командировки: упрощаем работу бухгалтера

Что такое однодневная командировка

Командировка считается однодневной, если сотрудник может в тот же день вернуться из поездки домой. То есть у него нет необходимости останавливаться на ночлег.

При этом вопрос, может ли работник вернуться к месту постоянного жительства, решает руководитель компании. Он должен учесть не только расстояние от дома сотрудника до места командирования, но и успеет ли тот выполнить служебное задание, и останется ли время для полноценного отдыха.

Как оформлять однодневные командировки

Так же, как и обычные — согласно общим правилам, установленным Положением о командировках (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, ст. 168 ТК РФ) или локальным нормативным актом компании, который не противоречит трудовому законодательству.

Сотрудник, оформляющий командировку, должен выполнить следующие пункты:

• издать приказ о командировке;
• выдать работнику деньги на поездку;
• потребовать от командированного по возвращению авансовый отчёт и и документы, подтверждающие расходы.

Вопросы обычно вызывает второй пункт: выплачиваются ли суточные при однодневных командировках. Согласно Положению о командировках, если деловая поездка выполняется одним днём и граница России не пересекается, суточные можно не выплачивать. Если же сотрудник выезжает за границу, согласно п. 20 Постановления № 749 ему должны быть перечислены суточные в пределах 50% от нормы (в 2022 году минимальный размер суточных для командировок за границу — 2500 рублей).

При этом работодатель обязан компенсировать работнику расходы, связанные с поездкой — для этого сотруднику нужно сперва получить разрешение на подобные выплаты, а после предоставить документы, подтверждающие их (например, чек за оплату билета на самолёт или поезд).

Чем бухгалтеру удобна организация командировки онлайн

Если в компании используется онлайн-сервис для организации командировок, работа бухгалтера или специалиста по кадровому администрированию существенно упрощается.

Вот ряд преимуществ OneTwoTrip for Business:

• Компания оплачивает билеты онлайн (корпоративной картой, с депозита в сервисе или постоплатой), а значит, чеки, подтверждающие стоимость, сразу доступны в «Личном кабинете».
• Закрывающие документы — акты и счета-фактуры (в .pdf и .xls) тоже собраны в «Личном кабинете». Даже если сотрудник потеряет их, все данные сохранятся.
• Сервис можно интегрировать с бухгалтерским программным обеспечением, используемым в вашей компании. В этом случае все закрывающие документы и данные из них будут автоматически переноситься в систему — таким образом, минимизируется риск ошибок или опечаток, неизбежный при ручном вводе информации.
• Выгрузка данных из «Личного кабинета» в OneTwoTrip for Business происходит моментально, и не нужно ждать, пока сотрудник вернётся с переговоров или появится в офисе.
• Если компании требуются оригиналы документов, их можно получить посредством электронного документооборота: подключиться к нему поможет персональный менеджер сервиса. Если же компания пока не перешла на ЭДО, менеджер направит бумажные экземпляры почтой России.

Таким образом, при бронировании однодневной командировки через специализированные онлайн-сервисы можно серьёзно ускорить оформление всех необходимых документов, а также избежать возможных рисков и ошибок.