Обмен первичкой в формате ПДФ в 2026 году: что можно, что запрещено?

Когда речь заходит о первичной документации, важно понимать, какие форматы допустимы, а какие – нет, особенно при взаимодействии с налоговой службой.

Какие документы и в каком формате нужны ФНС

ПДФ формат можно использовать для обмена неформализованными документами, к которым относятся договоры, акты сверки, письма, коммерческие предложения, прайс листы и т.п. PDF-документ, подписанный УКЭП, признается равнозначным бумажному с собственноручной подписью, если контрагенты договорились об этом (например, в договоре). Неформализованные документы могут быть также составлены и на бумаге.

Например, нет форматов для пояснений к декларациям, уведомлений, договоров, спецификаций, актов, претензий, заявлений, а также писем в ответ на запросы налоговой. Такие документы по-прежнему можно направить в ФНС любом электронном формате через операторов ЭДО.

При обмене документами с налоговой документами, если это не XML-формат ФНС, документ должен быть подписан усиленной КЭП) в системе ЭДО или через email, обеспечивая неизменность файла.

Для определенных видов документов ФНС утвердила обязательный XML-формат.

Формализованные документы ФНС — это электронные документы (счета-фактуры, УПД, акты), созданные в формате XML по строгим шаблонам, утвержденным ФНС.  Они предназначены для автоматической проверки сведений, переданных в налоговую и подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Вот перечень форматов, утвержденных ФНС России. Среди них:

• формат электронного договора перевозки груза,
• формат электронной транспортной накладной,
• формат электронного путевого листа,
• акт сверки взаимных расчетов,
• универсальный передаточный документ (УПД),
• товарная накладная по форме ТОРГ-12, акт выполненных работ/оказанных услуг,
• акт о приемке выполненных работ,
• электронная транспортная накладная,
• электронная сопроводительная ведомость,
• электронный заказ-наряд,
• другие.

Это означает, что такие документы, как счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД со статусом 1) и некоторые акты, должны передаваться исключительно в XML. Отправка таких документов в PDF через ЭДО может привести к невозможности их учета (письмо ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@).

Если такие документы отправить в PDF, они не будут считаться юридически значимыми, а по счетам-фактурам и УПД, нельзя будет получить вычет НДС. 

Что изменилось с 2026 года

С 1 января 2026 года вступили в силу новые правила: запрещен обмен через операторов ЭДО электронными товарными накладная и актами выполненных работ, составленными по устаревшим форматам. Новый формат утвержден приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.

При этом, в 2026 году сохраняется возможность создания первичных учетных документов в виде неформализованных электронных документов и на бумаге,  разъясняла ФНС России..

При направлении в ФНС документов по запросам, если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, нужно направить их в налоговый орган в электронной форме по ТКС в неизменном виде (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Бухгалтерия.ру