О чем должен молчать бухгалтер

Материал предоставлен журналом
"Расчет" (№9, 2003)

Ознакомиться с содержанием номера
вы можете в разделе "Периодика"
либо непосредственно на сайте журнала
www.raschet.ru

Бухгалтеру известны многие тайны закулисья хозяйственной жизни фирмы. В такой ситуации случайное слово может обернуться большими проблемами.

О коммерческой тайне и не только

В мировом масштабе профессиональная бухгалтерская тайна определена очень четко. Например, в большинстве западных стран финансовые работники не обязаны сообщать чиновникам информацию, которая стала им известна по роду деятельности. Даже если она касается налоговых обязательств. А в Швейцарии неумение хранить профессиональную тайну выльется для бухгалтера в штраф до двух тысяч франков. Это приблизительно 44,75 миллиона рублей.

У нас в стране сведения, которые составляют коммерческую тайну, доступны любому бухгалтеру. Ведь ее хранят прежде всего обычные учетные регистры. Об этом говорится в пункте 4 статьи 10 закона о бухгалтерском учете. То есть все сведения о хозяйственных операциях — секретная информация.

А в статье 139 Гражданского кодекса предусмотрено наличие трех обязательных признаков для признания информации коммерческой тайной. Прежде всего ценность сведений должна напрямую зависеть от их неизвестности для посторонних. Информация должна быть недоступной для общего пользования, а на фирме приняты все меры, чтобы обеспечить как недоступность, так и неизвестность секретных сведений.

Чтобы ни у кого не вызывало сомнений, что та или иная информация относится к секретам фирмы, руководство фирмы определяет перечень закрытой информации. Он утверждается внутренним приказом (см. пример такого приказа на стр. 49). Если о существовании подобного приказа вам неизвестно, это означает одно из двух: либо у вашей фирмы нет секретов, либо вас забыли ознакомить с их перечнем.

Поинтересоваться о подобном приказе можно в отделе кадров или у начальника подразделения (отдела), в котором вы трудитесь. Конечно, особо сознательные сотрудники могут "сами себе сочинить" такой перечень и ревностно соблюдать его всем назло. А вот от других требовать того же не стоит: суд такие "секреты" за коммерческую тайну не примет.

Обычно засекречивают сведения о производственных возможностях предприятия, сведения о российских и зарубежных партнерах, технические проекты, технические и промышленные образцы, изобретения и ноу-хау, бюджет фирмы, методы изучения рынков сбыта, инвестиционные программы, особые условия контрактов, условия по сделкам и т. п. На ограничение доступа указывают специальные грифы на документах: "Конфиденциально", "Конфиденциально, только адресату", "Секретно" и т. п.

Впрочем, не на все документы можно поставить гриф "Совершенно секретно". Например, финансовая отчетность тайной не является. Зато отчетность управленческую вполне можно и нужно засекретить. Сегодня предприятиям предоставлена полная свобода в разработке отчетности для внутреннего пользования. Ведь для принятия наиболее оптимальных управленческих решений руководству фирмы нужна максимально достоверная информация.

Главное достоинство внутренней отчетности в том, что все данные представлены именно такими, какие они есть на самом деле. Согласитесь, что не каждый бухгалтер разнесет платежки в программу, не имея на руках банковской выписки (формально деньги считаются поступившими на счет в банке только тогда, когда получена такая выписка). А вот составить для руководства табличку в Excel об остатках на расчетном счете он может и на основании одних лишь платежек.

Для бухгалтера все сведения об управленческом учете — профессиональная тайна, а в масштабах предприятия она трансформируется в тайну коммерческую. Поэтому в крупных компаниях наряду с главными бухгалтерами учреждается должность бухгалтера-менеджера, то есть главного бухгалтера по управленческому учету.

Такая практика взята из опыта работы зарубежных компаний. На Западе счета управленческого учета ведут отдельно от финансовых счетов, которые аккумулируют информацию для публичной финансовой отчетности. Именно такую отчетность проверяют налоговики и аудиторы.

Инспекторам скажем все?

В российской практике изначально финансовый и управленческий учет связан общими бухгалтерскими проводками. То есть даже аналитический учет для внутреннего управления становится доступен тому же налоговому инспектору.

Это происходит и по сей день, несмотря на то, что современный План счетов позволяет выделить так называемый калькуляционный учет в обособленную финансовую систему.

Если вы продолжаете работать по старинке, то будете вынуждены раскрыть аудитору и инспектору коммерческую тайну, которая хранится в учетных бухгалтерских регистрах. Однако вы не обязаны рассказывать и тем более показывать им таблички, диаграммы и схемы, которые сотрудники бухгалтерии делают по просьбе руководства.

Еще бухгалтеру приходится держать ответ за свою работу перед различными внебюджетными фондами и трудовой инспекцией. В любом случае принцип один и тот же: вы даете только те документы, которые непосредственно относятся к вопросам проверки.

Случается, какой-нибудь чрезмерно любопытный инспектор из Пенсионного фонда вдруг начинает интересоваться, чем, собственно, занимается фирма. Или просит вас поднять документацию, которая не касается начисления взносов. Корректно парируйте, что эти документы не содержат данных о зарплате работников и начислении страховых взносов, и поэтому вряд ли будут для них интересны.

Остальное скрывать нельзя

Не менее важно понять, какая информация не является вашей профессиональной тайной. Ведь бухгалтер рискует и в том случае, если умолчит о сведениях, которые вдруг показались ему ценными и секретными.

Перечень открытой информации утвержден постановлением правительства от 5 декабря 1991 г. № 35. Это прежде всего данные об учредительных документах предприятия, статотчетность, лицензии, патенты и регистрационные удостоверения.

Сведения об уплате налогов и обязательных платежах, о платежеспособности, численности работников, их заработной плате и условиях труда, наличии свободных рабочих мест — тоже открытая информация.

Нельзя замалчивать и факты о нарушениях законодательства на предприятии. Особенно если такое нарушение повлекло за собой имущественный ущерб или причинило кому-нибудь вред. И наконец, информация о том, что должностные лица предприятия помимо этого состоят в других обществах, занимающихся предпринимательской деятельностью, тоже должна быть доступна для всех, кого по тем или иным причинам интересуют эти обстоятельства.

За что надо будет отвечать

Излишняя скрытность, как и чрезмерная болтливость, приводит к штрафам, увольнению и даже к уголовной ответственности.

Если убытки не превышают среднего заработка проболтавшегося бухгалтера, их возмещение проводится по распоряжению руководителя. Если же бухгалтерское жалование на фоне доставленных "неприятностей" — капля в море, а на добровольных началах он возмещать отказывается, Трудовой кодекс предусматривает исковое заявление в суд. Там уже решение будут выносить по Гражданскому кодексу.

Не миновать суда бухгалтеру и в том случае, когда его нескромность вышла боком не только родному предприятию, но и фирмам-партнерам.

Партнеры взыскивают свои убытки, причиненные обнародованием коммерческих секретов, с предприятия-"виновника". А оно уже предъявляет к сотруднику так называемый регрессный иск. Если бухгалтер не согласится исполнить решение суда добровольно, то к делу подключатся судебные исполнители и наложат арест на его личное имущество.

Уголовное наказание грозит и за сбор ценных сведений незаконным способом (например, кража документов) с целью их разглашения, а также за их незаконное использование с причинением крупного ущерба.

Подведем итоги. Как и любой сотрудник фирмы, самый мелкий счетовод обязан хранить коммерческую тайну. Другое дело, что "любой" вряд ли ее знает, тогда как бухгалтер, особенно главный, имеет свободный доступ к этим сведениям. Для инспекторов под "тайным покровом" остаются только сведения, напрямую не относящиеся к предмету их проверки. Не может быть секретов у бухгалтера только от начальника и коллег.