Нужно ли вести журнал выданных работникам СТД-Р?

Должен ли работник подавать заявление о выдаче СТД-Р при увольнении?

В статье 84.1 ТК РФ, устанавливающей общий порядок оформления прекращения трудового договора, говорится просто: работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности. Для наглядности процитируем часть 4 ст. 84.1 ТК РФ: «В день прекращения трудового договора работодатель обязан… предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса…».

А заявление работника упоминается только в случае неполучения сведений о трудовой деятельности от работодателя в день увольнения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ): «В случае, если в день прекращения трудового договора предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику… по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. …По письменному обращению работника… (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении…».

В «профильной» ст. 66.1 ТК РФ ситуация иная (ч. 5 ст. 66.14 ТК РФ): «Работодатель обязан предоставить работнику… сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя: в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления; при увольнении в день прекращения трудового договора».

Если подходить к цитируемой норме формально, то получается, что заявление работника обязательно в обоих случаях (и при увольнении, и во время работы), ведь сотрудник не только изъявляет желание получить СТД-Р, но и выбирает формат этих сведений – ​бумажный или электронный. Причем подобную позицию можно встретить в судебной практике, пишет «ДЕЛОПРЕСС».

Справедливости ради надо заметить, что такая позиция сомнительна. Примеров, когда работодатель «расплачивался» за невыдачу СТД-Р, гораздо больше. Учитывая императивность норм ст. 84.1 ТК РФ, выдавайте СТД-Р сотрудникам при увольнении и без обращения к работодателю. Ведь сведения о трудовой деятельности работника, по сути, приравнены к бумажной трудовой книжке.

Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?

При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать?

ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».

В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ данный вопрос прямо не урегулирован, но это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы.

Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда. Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа.

Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – ​не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней.

Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Нужно ли фиксировать выдачу СТД-Р и отдавать документ работнику под подпись?

Законом обязанность вести учет выданных СТД-Р не закреплена. Вот трудовые книжки – ​да, книга или журнал по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее обязательна к ведению (Пункты 39 и 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). А сведения о трудовой деятельности могут передаваться работнику просто «под честное слово».

Только такой порядок невыгоден самому работодателю. Как он сможет подтвердить, что добросовестно выдал сведения о трудовой деятельности работнику? Никак.

Исключение – ​отправка почтой. Дата отправки и получатель указываются в квитанции, факт получения – ​в уведомлении о вручении (а опись подтвердит, что именно этот документ вы направляли работнику). Поэтому при выдаче СТД-Р лично работнику это лучше делать под его личную подпись и с указанием даты получения.

Где именно фиксировать факт передачи СТД-Р, решает сам работодатель. Самые распространенные варианты:

1) оформление второго экземпляра СТД-Р, на котором работник делает собственноручную запись о получении, проставляет подпись и дату получения. Он остается у работодателя и хранится в отдельном деле;

2) оформление аналогичной записи на заявлении, в котором работник ранее просил выдать СТД-Р;

3) составление реестра документов, выданных работнику при увольнении, где он расписывается за получение всего комплекта документов;

4) ведение отдельного журнала учета выданных документов по форме СТД-Р, где проставляют подпись работника и дату выдачи;

5) оформление отдельной расписки в получении СТД-Р.

Каждый имеет свои плюсы и минусы. Схема с дополнительным экземпляром СТД-Р позволяет не только подтвердить выдачу подписью работника, но и содержание этого документа. Недостаток очевиден: одна выдача – ​это минимум 1 лист бумаги.

У расписок этот же минус. Варианты с записями на заявлении и реестром выданных документов в этом аспекте практичней, но не всем удобны.

Учет выданных СТД-Р в отдельном журнале хорош тем, что информация находится в одном месте и ее легче искать (пробежаться глазами по журналу проще, чем перелистать папку с заявлениями или реестрами).

Ответственность за невыдачу СТД-Р при увольнении и другие последствия

Непредставление СТД-Р при увольнении является серьезным нарушением и приравнивается к невыдаче трудовой книжки. Во-первых, работодателя могут привлечь к административной ответственности (по ст. 5.27 КоАП РФ), если работник обратится в ГИТ или прокуратуру.

Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ может достичь 5000 рублей на должностное лицо и ИП, 50 000 рублей на организацию. Если же работодатель ранее уже был уличен в аналогичном правонарушении, то будет применена ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, где размер штрафа выше (до 20 000 и 70 000 рублей соответственно).

Некоторые специалисты считают, что невыдача сведений о трудовой деятельности наказывается только по «специальной» норме. Такая действительно существует (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ), и она достаточно лояльна (штраф на должностных лиц до 500 рублей).

Только вот применяется она по другому поводу – ​за непредставление или представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в ПФР. То есть за сведения по форме СЗВ-ТД.

Во-вторых, работник может обратиться в суд с требованием выдать СТД-Р и возместить неполученный заработок (а также моральный вред и судебные издержки).

В соответствии со ст. 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок в случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в частности, когда заработок не получен в результате задержки предоставления сведений о трудовой деятельности.

Здесь стоит учитывать, что такая ответственность наступает, если работник сможет доказать факт отказа в приеме на работу другими работодателями из-за отсутствия у него сведений о трудовой деятельности. На практике это бывает сложно.

Кроме того, работодатель – ​не единственный источник получения сведений о трудовой деятельности. Работник может получить СТД-ПФР через портал госуслуг, в МФЦ или непосредственно в ПФР и предъявить эти сведения потенциальному работодателю для трудоустройства.

Но в любом случае судебные тяжбы отнимают если не деньги, то время и нервы. Поэтому стоит выполнить законную просьбу работника.

Есть еще один неприятный момент, который решит своевременное вручение работнику СТД-Р, – ​запуск срока течения исковой давности по спору об увольнении. Он составляет один месяц со дня получения работником копии приказа об увольнении либо трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности от работодателя (ч. 1 ст. 392 ТК РФ).

Представьте: работник был так недоволен основанием увольнения, что ушел, едва увидев приказ в руках кадровика. С приказом не ознакомили, да еще и СТД-Р не отправили. Через полгода-год работник обращается в суд, и увольнение признают незаконным. За все это время работодатель должен выплатить ему средний заработок.

А вот если бы СТД-Р выслали работнику вовремя, то через месяц со дня получения письма можно было бы вздохнуть спокойно. Конечно, суд может восстановить срок исковой давности по уважительным причинам, но такие работнику надо еще найти и доказать.

При этом необходимо правильно определить, какой же документ направлять работнику. Как мы говорили ранее, выдача СТД-Р не спасет работодателя, если на работника ведется бумажная трудовая книжка.

Если работник не отказался от трудовой книжки и очень хочет СТД-Р

На практике встречаются ситуации, когда работник, не отказавшийся от бумажной трудовой книжки, просит предоставить ему СТД-Р. Объяснения, что он может получить их в ПФР, сотрудник не воспринимает и грозится жалобами в ГИТ, суд, прокуратуру и администрации всех уровней. Тогда проще выдать работнику СТД-Р, чем убедить, что это ему не положено. Могут ли работодателя наказать за такое?

Выдача СТД-Р всем работникам подряд, конечно, обесценивает саму идею перехода на электронные трудовые книжки, но явного запрета в законе нет. В ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ перечислены случаи, когда работодатель обязан выдать сведения. Если ведет трудовую книжку – ​не обязан. А в ч. 4 формулировка мягче: работник «может получать сведения о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы». Может – ​значит, допустимо по договоренности оформить для него СТД-Р.