Нумерация трудовых договоров: правила и рекомендации

27.02.2025 распечатать

Нумеровать ли трудовые договоры – вопрос только на первый взгляд простой. В действительности отказ от нумерации может привести к существенным административным издержкам предприятия. С другой же стороны, если компания принимает решение присваивать каждому рабочему контракту уникальный номер, то как сформировать этот самый номер? Ответим на этот и другие вопросы в нашем материале.

Требования к нумерации трудовых договоров

Нумерация рабочих контрактов не является обязательным требованием Трудового кодекса. Но одновременно с этим нужно помнить, что такой, казалось бы, незначительный элемент составления документов играет важную роль в организации всего кадрового документооборота.

Многие работодатели придерживаются определенных систем учета, чтобы упорядочить заключаемые договоры и избежать путаницы. При этом каждый год может снова и снова возникать вопрос: нужно ли начинать нумерацию заново с наступлением календарного года или можно продолжить ставить номера контрактов в том порядке, который уже сложился, и не обращать внимание на смену года?

Не так давно Роструд в письме от 03.02.2025 № ПГ/00337-6-1 разъяснил, нужно ли начинать нумерацию заново с началом нового года. Изучим разъяснения ведомства, а также ответим на вопрос: какие правила нумерации рабочих контрактов применяются на практике, что будет, если не ставить номера документов совсем, и как зафиксировать выбранный порядок.

Как принято нумеровать трудовые договоры?

Трудовой кодекс, как мы уже сказали, не обязывает работодателей нумеровать трудовые договоры. Но многие компании делают это в целях упрощения и систематизации документооборота. В зависимости от структуры организации могут использоваться разные системы нумерации.

Можно выделить три основных подхода к нумерации.

1 подход. Непрерывная нумерация. В данном случае номера контрактов идут по порядку с момента регистрации первого контракта в компании. Далее нумерация продолжается независимо от календарного года.

2 подход. Ежегодная нумерация с обнулением. В этом случае предприятия в начале каждого года начинают счет заключенных трудовых договоров заново. Такой вариант удобен для компаний с большим количеством рабочих контрактов. В этом случае нумерация может выглядеть так: № 001/2025, данный код будет означать, что этот договор – первый в 2025 году.

3 подход. Комбинированная нумерация. В этом случае используется сочетание года заключения и порядкового номера. Например, номер контракта может быть «2025-015», где 2025 – год заключения, а 015 – порядковый номер контракта в этом году. Такой подход удобен тем, что в ситуации, когда нужно быстро определить, в каком году был заключен конкретный договор, сделать это можно буквально за несколько минут.

4 подход. Нумерация по подразделениям. В данном случае, если организация крупная, а, как правило, такой подход используют именно большие компании, можно добавлять код подразделения, например, договор с номером «2025/01-009» будет значить, что подписан контракт в 2025 году, код «01» отсыпает к номеру определенного структурного подразделения предприятия, и номер «009» указывает на порядковый номер договора, подписанным этим подразделением.

5 подход. Нумерация по категориям работников. В данном случае номер договора может выглядеть так: «ПР-001/2025», что значит «производственный персонал», или «ОФ-001/2025», то есть контракт для офисных сотрудников.

Какой способ выбрать?

Выбор подхода зависит от размеров компании и количества договоров, которые подписываются. Малому бизнесу подойдет непрерывная нумерация, а крупным компаниям удобнее использовать комбинированный подход с учетом года или подразделения.

Что будет, если не нумеровать трудовые договоры?

Важно понимать, что если трудовые договоры не имеют номера, это нарушением законодательства не является. В ТК РФ нет требования в обязательном порядке присваивать номера всем рабочим контрактам.

Нужно помнить, что отсутствие нумерации может вызвать проблемы с учетом документов и поиском конкретных договоров в случае необходимости.

Не забывайте, что трудовые договоры нужны компании не только для взаимодействия с работником, они могут понадобиться и при проверках Государственной инспекции труда или во время контрольных мероприятий Налоговой службы, а также в судах. Так что скорость, с которой вы находите нужные рабочие договоры, все же необходимо принимать во внимание, принимая решение о том, нумеровать ли трудовые договоры.

Георгий Габолаев,
генеральный директор компании «Группа-А» для журнала «Практическая бухгалтерия»

О том, как зафиксировать порядок нумерации и «сбрасывать» ли нумерацию с начала года читайте в полной версии статьи «Нумерация трудовых договоров: правила и рекомендации» на сайте журнала «Практическая бухгалтерия».

Оформите подписку и начните читать журнал «Практическая бухгалтерия». Вам будут доступны все материалы на сайте pb.buhgalteria.ru и в PDF-версии журнала в личном кабинете.