Не хватает сведений для заполнения счета-фактуры

Счет-фактура – важный документ, его правильное заполнение – залог успешного возмещения НДС и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов. Однако на практике даже опытные специалисты сталкиваются с ситуациями, когда для корректного оформления не хватает сведений.

На практике, когда организация реализует импортный товар, нередко в таможенной декларации или других сопроводительных документах отсутствуют данные о стране происхождения. Это может стать настоящей проблемой, ведь без этих сведений счет-фактуру нельзя оформить по всем правилам.

Согласно новым разъяснениям Минфина, на основании письма от 05.05.2025 № 03-07-08/44692, если информация о стране происхождения отсутствует в таможенной декларации, ее можно взять из:

Декларации о происхождении товара.
Сертификата о происхождении товара.

Не стоит ждать момента самой отгрузки. Еще на этапе заключения договора или получения партии товара необходимо запросить у поставщика все необходимые документы, подтверждающие страну происхождения. Это могут быть не только упомянутые декларации и сертификаты, но и, например, инвойсы от зарубежных контрагентов, где эти данные обычно указываются.

По теме:

Как подтвердить страну происхождения товара в графе 10 счета-фактуры

Отсутствие или неверное указание страны происхождения может повлечь отказ покупателю в вычете НДС, что, в свою очередь, неизбежно приведет к претензиям к вам как к продавцу. Если невозможно получить точную информацию, некоторые эксперты рекомендуют указывать «Неизвестно» или прочерк. Именно поэтому необходимо разработать чек-лист для проверки входящих документов на импортные товары.

Общие правила оформления

При отгрузке товаров иностранному покупателю продавец обязан оформить счет-фактуру согласно п. 3 ст. 169 НК РФ.

В строках 4, 6 и 6а указываются наименования и адреса грузополучателя и покупателя, в точности так, как они указаны в их учредительных документах, в том числе на иностранном языке. Это критично для верификации контрагентов налоговыми органами.

В строке 7 указывается название и код валюты, в которой составлен счет-фактура, используя Общероссийский классификатор валют (ОКВ), утв. постановлением Госстандарта от 25.12.2000 № 405-ст.

Хотя счет-фактура может быть составлена в иностранной валюте, НДС должен быть рассчитан и отражен в рублях по курсу ЦБ РФ на дату отгрузки.

Если экспортируются товары, реализация которых в России освобождена от НДС по ст. 149 НК РФ (медицинские изделия, некоторые виды образовательных услуг), за пределы стран ЕАЭС, то оформлять счета-фактуры по таким поставкам не нужно, согласно пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, что существенно упрощает документооборот.

Это исключение не действует, если экспортер реализует «освобожденные» товары в страны ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Кыргызстан) в соответствии с пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ. То есть, при поставках в ЕАЭС счета-фактуры оформлять нужно даже на товары, освобожденные от НДС.

При поставке товаров в страны ЕАЭС существуют особые требования к заполнению счетов-фактур. В графе 1б обязательно нужно указать код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС, согласно пп. 15 п. 5 ст. 169 НК РФ. Это требование обусловлено необходимостью таможенного и статистического учета в рамках единого экономического пространства.

Графы 10 и 10а счета-фактуры при ввозе товаров из ЕАЭС не заполняют

Эту графу не нужно заполнять, если отгружаете товар в страну ЕАЭС, но покупателем товара является российская организация, согласно письму Минфина от 24.11.2017 № 03-07-13/1/77927, поскольку такая сделка рассматривается как внутренняя реализация, несмотря на трансграничную доставку.

При поставке товаров за пределы ЕАЭС, графу 1б (код ТН ВЭД) не нужно заполнять, согласно письму Минфина от 09.01.2018 № 03-07-08/16.

Оформление счета-фактуры при экспорте – это не только требование, но и основание для применения нулевой ставки НДС. При этом важно помнить о правилах валютного контроля при экспортных операциях и соотнесении сумм в счете-фактуре с инвойсами и контрактами.

В случае если компания имеет обособленные подразделения, которые ведут отгрузку товаров, заполнение счетов-фактур может стать еще одним испытанием.

Сами по себе обособленные подразделения не являются плательщиками НДС, поскольку они не являются самостоятельными юридическими лицами. Поэтому счета-фактуры они выставляют только от имени головной организации на основании письма Минфина от 23.11.2018 № 03-07-11/84720.

Общие причины ошибок и пути их предотвращения

Помимо специфических случаев, существуют общие причины, при которых допускаются ошибки при заполнении счетов-фактур.

Человеческий фактор (усталость, невнимательность, спешка). В таком случае необходимо внедрение системы двойной проверки, автоматизация заполнения на основе данных из ERP-системы.
Неактуальные данные контрагентов (ИНН, КПП, адрес). Необходима периодическая верификация данных контрагентов через открытые источники, запрос актуальных учредительных документов, автоматическое обновление данных в учетных системах.
Отсутствие необходимых первичных документов. Нужно строгое соблюдение документооборота.
Неправильное применение правил «грузоотправитель/грузополучатель». Если продавец и грузоотправитель – одно лицо, в строке 3 указываются данные продавца. Аналогично для покупателя и грузополучателя. Если данные совпадают, они дублируются.
Ошибки в датах. Дата счета-фактуры должна быть не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки/оказания услуг.

Автор. Д. Афанасова

Бухгалтерия.ру