НДФЛ при выплате работнику компенсации за использование личного имущества

Сотрудник может использовать в процессе работы с согласия или ведома работодателя свое личное имущество: инструмент, оборудование, другие технические средства и материалы.

Статья 188 ТК РФ обязывает при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества выплатить:

• компенсацию за использование, износ инструмента, личного транспорта, оборудования и др. средств, принадлежащих работнику;
• расходы, связанные с их использованием.

Значит, условия о выплатах должны быть письменно согласованы.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Размер возмещения этих расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам. И они должны быть связаны с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности.

В соглашении можно прописать, что компенсация выплачивается после предоставления работником Отчета об использовании личного имущества в служебных целях.

Компенсацию выплачивают ежемесячно вместе с заработной платой на основании приказа руководителя организации.

Приказ о выплате компенсации за использование личного имущества

Так, данная выплаченная компенсация за использование работниками имущества в интересах работодателя не облагается НДФЛ, если такая компенсация производится в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса (абз. 11 п. 1 ст. 217 НК РФ).

При этом освобождение компенсаций от НДФЛ применяется при наличии в организации документов (копий), которые в зависимости от вида компенсации будут подтверждать фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы расходов, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.

Это значит, если у работодателя не будет всех вышеперечисленных документов, выплаченная компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Бератор