Нанимаем бухгалтера со стороны

На носу – сдача отчетности, а штат бухгалтерии еще сократили вдвое? Знакомая многим главбухам ситуация, не правда ли? Если при этом фирма не отправляет декларации по «электронке» и опасается отправлять документы почтой, то перспектива на ближайший месяц и вовсе рисуется мрачная. Придется самому потратить полмесяца в коридорах инспекций и фондов или потерять на это же время сотрудника. Один из спасительных вариантов – поручить ненавистную обязанность сторонней организации.

Холодный расчет

Передача отдельных функций на аутсорсинг – сегодня довольно распространенное явление. И отчуждение такой обязанности бухгалтерии, как сдача отчетности в ИФНС и фонды – не исключение. Естественно, как и в любом деле, торопиться с принятием решения не стоит. Тщательно оцените ситуацию. Если очереди уже снятся по ночам, нагрузка так велика, что вы не успеваете качественно подготовить декларации, то стоит подумать о том, чтобы поручить сдачу отчетности кому-то другому. Вы можете принять в штат специального курьера для этих целей. Только учтите, что такой сотрудник обойдется вам в 10 000 рублей – при свободном графике работы, и в 18 000 рублей – при постоянной занятости. Добавьте к этому еще затраты на оплату проезда, мобильной связи, отпускные, больничные выплаты, а также «зарплатные» налоги, и эти суммы еще «подрастут». Содержать собственного курьера целесообразно, если его можно полностью загрузить заказами. В этом случае затраты на сотрудника окупятся. Впрочем, здесь тоже есть определенный риск непосредственно для бухгалтера: когда поручений много от разных подразделений, может статься так, что ваше задание отойдет на второй план – и все вернется на круги своя. В инспекции придется снова отстаивать сотрудникам бухгалтерии, если, например, боссу в этот день потребуется срочно доставить презент партнеру или забрать в агентстве билеты на самолет.

Естественно, привлекать курьера в штат с теми же затратами исключительно для сдачи отчетности фирме и вовсе невыгодно.

Фактор надежности

Не стоит забывать и о вопросах безопасности. Отчетность компании содержит конфиденциальную информацию, поэтому, когда она попадает в руки стороннего человека, бухгалтеру становится немного неуютно. Здесь уместно вспомнить, как обычно подбирают персонал в фирмах на должность курьера. Думаю, ни для кого не секрет, что это чаще всего обычные люди с улицы, которые соответствуют минимальным требованиям и пришлись по душе кадровику. При приеме они не проходят 3-уровневое собеседование и не заполняют профессиональный тест из 50 вопросов. Призвать к ответственности за несданную вовремя отчетность его вряд ли удастся. Очевидно, что сердце главбуха будет не на месте до той поры, пока сотрудник не вернется из инспекции с отметками о сдаче декларации.

В специализированной же курьерской службе сотрудников на должность курьера, напротив, тщательно отбирают. «Например, в нашей компании существует несколько стадий отбора претендентов, все сведения о них подвергаются серьезной проверке службой безопасности. Можно сказать, что если мы взяли в штат человека на должность курьера, то мы знаем о нем едва ли меньше, чем он сам, и гарантируем конфиденциальность и безопасность доставки, – рассказывает об особенностях учета при аутсорсинге Анастасия Ершова, генеральный директор компании. – Кроме того, курьерская служба несет ответственность за исполнение заказа как юридическое лицо – это, конечно, предполагает определенные гарантии».

Право на капризы

Итак, решение о передаче на аутсорсинг сдачи отчетности принято, теперь следует разобраться, как выбрать курьерскую службу и грамотно выстроить с ней работу.

Во-первых, обратите внимание на статус организации – желательно, чтобы у фирмы имелась лицензия на оказание услуг почтовой связи.

Во-вторых, оцените спектр услуг компании, насколько он широк и разнообразен, есть ли дополнительные сервисы. Дело в том, что у вас могут возникать нестандартные ситуации при работе с инспекциями и фондами, тогда от курьерской службы потребуется особая гибкость, чтобы исполнить такие заказы. В-третьих, изучите, какие варианты сотрудничества и формы оплаты предлагает компания, и соразмерьте с вашими потребностями.

Теперь расскажем о принципах взаимодействия с аутсорсером на примере.

Итак, стандартный вариант: вы заключаете бессрочный договор на обслуживание с курьерской службой. Далее алгоритм работы следующий. За день до сдачи отчетности (например, 18 октября) вы звоните в курьерскую фирму и делаете заказ: нужно сдать отчетность 19 октября в ИФНС. Оператор предоставляет вам паспортные данные курьера, для того чтобы вы оформили на него доверенность от имени компании, ведь он будет представлять интересы организации в налоговом органе. Затем курьер приезжает к вам в офис, забирает документы. На следующий день с раннего утра он едет в инспекцию, благополучно отстаивает за вас очередь, сдает отчетность, и в тот же день возвращает документы с отметками налоговой. Вы можете совершать необходимые заказы в течение месяца, после чего в первых числах следующего месяца курьерская служба выставит вам счет на оплату. Таким образом, в рамках договора оплата производится по факту. Затем контрагент передает всю необходимую «первичку» – для того чтобы можно было учесть затраты в расходах по налогу на прибыль.

Второй вариант. Если заказ срочный и договор с курьерской фирмой заключать некогда, можно рассчитаться наличными. Тогда заказ исполняется по следующему сценарию. Курьер приезжает к клиенту, выписывает квитанцию, в которой в качестве отправителя указана ваша фирма, а в графе «Получатель» – ИФНС. Этот документ является подтверждением произведенных вами расходов. Помимо этого, естественно, выдается кассовый чек.

Третий вариант: исполнение разового заказа без договора и за безналичный расчет также возможен. Клиент высылает свои реквизиты, компания выставляет счет и клиент его оплачивает. Правда, следует учитывать, что курьер «стартует» только тогда, когда деньги поступят на счет, поэтому такой вариант не подходит для очень срочных заказов.

Советы по секрету

Напоследок хотелось бы дать несколько советов бухгалтеру, который решил воспользоваться для сдачи отчетности услугами сторонней фирмы.

Желательно договориться с партнером, чтобы к вам всегда присылали одного человека. Вы объясните ему все детали при первой встрече, и в дальнейшем подробно его инструктировать уже не придется. К тому же нелишним будет договориться с аутсорсером, чтобы вас сразу уведомляли об исполнении заказа. Допустим, курьер уже сдал отчетность и на пути к вам, а вы в это время уже получили от оператора подтверждение того, что отчетность у инспектора. Это избавит вас от лишнего часа беспокойства.

Обратите внимание еще на один важный момент: если вы срочно сдаете отчет в самый последний день, то очевидно, что курьеру придется простоять в очереди не один час. А в стоимость оплаты за заказ, например в размере 850 рублей, входит лишь час ожидания. Очевидно, что после того, как время превысит один час, включится «счетчик» – по 50 рублей за каждые 10 минут. Причем вам вряд ли будет известно, сколько времени «простоит» сотрудник службы доставки, а значит, не будет ясна и итоговая сумма заказа.

Если вы понимаете, что вас ожидает именно такая ситуация, то следует сразу уточнить у оператора, есть ли альтернативные варианты оплаты. Например, у компании есть возможность предоставить курьера в аренду на целый день, за фиксированную стоимость – 1700 рублей. Если он простоит в очереди целый день, то, конечно, организации такой вариант будет выгоднее.

И последняя рекомендация. Затраты на услуги курьера, конечно, можно учесть при налогообложении прибыли. Для этого следует хранить все подтверждающие расходы документы. Однако, чтобы совсем уж закрепить «производственную» направленность этих затрат для щепетильных инспекторов, желательно написать отдельное обоснование. Наш вам совет: сделайте аналитическую справку. В ней можно описать задачи бухгалтерского отдела, отметить высокую нагрузку и обязательное присутствие в офисе, которые явно свидетельствуют о необходимости передать функцию сдачи отчетности сторонней фирме. Тогда у налоговиков уж точно претензий не возникнет.