Надо ли вносить в книгу регистрации доверенностей полный перечень полномочий?

08.08.2023 распечатать

Вопрос : «Мы ведем книгу регистрации доверенностей в электронном и бумажном виде. Полный перечень полномочий, на что дается доверенность, иногда занимает 2–3 страницы текста. Нужно ли в бумажном варианте указывать все пункты, если в электронном журнале прописывается полностью вся доверенность?»

Если все проекты доверенностей составляются в электронной форме и вместе с электронным журналом регистрации хранятся их файлы, то в журнале, который ведется в бумажной форме, можно фиксировать только:

  • дату и номер доверенности;

  • фамилию, имя, отчество доверенного лица; наименование его должности (при необходимости);

  • срок действия доверенности (если в доверенности не указан срок действия, она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения);

  • собственноручную подпись получившего доверенность.

Обратите внимание

Журнал в бумажной форме выполняет функцию не только учета доверенностей, но и доказательства факта их выдачи. Организационно вы можете разделить документопоток доверенностей на 2 части: так называемые генеральные доверенности и доверенности специальные, разовые. Доверенности на представление интересов всего юридического лица и реализацию широкого круга полномочий (занимают 2–3 страницы текста) обычно рассматриваются как генеральные.

Их необходимо изготавливать в бумажной форме и регистрировать в бумажном журнале, поскольку срок их хранения – ​постоянный (например, см. ст. 60, 61, 119, 152 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД).

Для удобства контроля срока действия полномочий доверенных лиц в журнале эту информацию лучше разделить на 2 части, включив отдельными графами «Срок действия» и «Дата окончания срока полномочий».

После подписания доверенности и регистрации ее в журнале вы вполне можете:

- сделать ксерокопию (до выдачи оригинала на руки) и подшить ее в дело «Доверенности на представление интересов организации. Копии»;

- в файл с электронным проектом доверенности внести ее дату, индекс, дату выдачи доверенному лицу.

Такие файлы будут составлять фонд пользования для службы делопроизводства и юридического отдела.

Электронными проектами и электронными копиями удобно пользоваться для контроля сроков действия, замены доверенных лиц или отзыва, для оформления новых доверенностей.

Фонд пользования может быть передан и на архивное хранение вместе с оригиналами отозванных генеральных доверенностей и журналом их регистрации.

Специальные и разовые доверенности можно регистрировать в отдельном электронном журнале (таблице) и хранить их проекты также в электронной форме без изготовления бумажных копий (завести специальную директорию с коллективным доступом и возможностью подписывать доверенности усиленной квалифицированной электронной подписью).

Срок хранения таких доверенностей, как правило, не более 5 лет после реализации полномочий.

Обратите внимание

Если организация будет реализовывать проект разработки и внедрения СЭД, рекомендуем для работы с доверенностями предусмотреть самостоятельную базу данных и классификаторы для оформления доверенностей в статусе электронного оригинала, а также для управления ими с учетом электронного взаимодействия с партнерами и контрагентами.

В заключение заметим, что в ряде случаев организации удобнее оставить у себя оригинал доверенности (прежде всего, генеральной), а доверенному лицу выдать ее нотариально заверенную копию.

Так поступают обычно в организациях с территориально распределенной структурой, когда руководителям представительств (филиалов) и их заместителям оформляют доверенности на представление интересов головной организации и реализацию определенных направлений деятельности на конкретной территории.

Но в связи с развитием единой базы данных доверенностей, которая формируется в зоне ответственности Федеральной нотариальной палаты, заверение копий генеральных и специальных доверенностей утратит актуальность.



В момент нотариального удостоверения подписей доверителя и доверенного лица на доверенности (подлиннике) все сведения о ней, о доверителе, доверенном лице и сроке действия, а также статусе («действующая / отменена / отозвана») будут доступны для проверки в режиме онлайн.

Выбор читателей

Составьте правильно и проверьте свой РСВ за 9 месяцев вместе с бератором.
Регистрируйтесь бесплатно.