Надо ли хранить расходные документы на «доходной» УСН

Какие расходы отражают на «доходной» УСН

Несмотря на то, что организации и ИП при применении УСН с объектом «доходы» не вправе учитывать расходы, некоторые документы они хранить все-таки обязаны. Связано это со следующим.

Во-первых, чиновники разрешают не подтверждать документально только те расходы, которые не влияют на исчисление суммы УСН-налога (письмо Минфина от 16.06.2010 № 03-11-11/169).

Во-вторых, на «доходной» УСН также есть расходы, которые надо отражать в книге учета доходов и расходов. К ним относятся следующие расходы:

• на которые можно уменьшить УСН-налог. Например, страховые взносы и торговый сбор. Эти расходы надо отражать в разделах IV и V книги учета доходов и расходов;
• которые оплачены из средств полученных субсидий на развитие малого и среднего бизнеса. Эти расходы надо отразить в разделе I книги учета доходов и расходов.

Следовательно, документы по операциям, отражаемым в книге учета доходов и расходов на УСН, надо хранить в общем порядке.

Какие документы надо хранить на «доходной» УСН

По общему правилу организации и ИП в течение 5-ти лет обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это правило распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату или удержание налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса).

Исходя из этого чиновники полагают, что организации, применяющие УСН, не освобождаются от обязанности по подтверждению фактически произведенных расходов первичными документами, которые должны быть оформлены по установленным требованиям.

Например, «доходный» УСН-щик выдает деньги под отчет сотрудникам на командировки или приобретение хозяйственных ценностей. В таком случае по расходам на командировку у организации должны быть билеты, квитанции, счета гостиницы, чеки ККТ, договора аренды, т.д., а также авансовые отчеты.

Для того, чтобы подтвердить покупку ТМЦ, организации на УСН надо оформлять и хранить документы, подтверждающие их приобретение для нужд фирмы, а не в личных целях работника. Ведь иначе фирме придется удержать НДФЛ с указанных сумм и начислить страховые взносы.

Эту точку зрения подтверждает и ФНС. По ее мнению, в силу применяемого организацией специального налогового режима – УСН с объектом обложения «доходы», тот факт, что стоимость приобретенных сотрудником ТМЦ, относится на расходы организации, не имеет значения для исчисления НДФЛ.

А поскольку определение дохода сотрудника, с которого надо удержать НДФЛ, производятся организацией в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима налогообложения, то организации надо хранить документы, относящиеся к исчисляемому ею налогу (письмо ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@). А это значит, надо хранить и расчетные ведомости и платежные поручения, подтверждающие перечисление НДФЛ в бюджет.

За грубое нарушение правил учета доходов, расходов или объектов налогообложения предусмотрен штраф в размере 10 тыс. рублей. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается, в том числе, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета (ст. 120 Налогового кодекса).