На почту или в налоговую?

Довелось мне как-то сдавать отчетность в последний день. Отстояла очередь, но долгожданную отметку инспектора так и не получила. Пришлось вернуться на работу. На помощь пришла моя начальница-главбух. Она посоветовала отправить отчетность по почте. Считается, что декларация подана вовремя, если она сдана на почту до 24.00 последнего дня установленного срока. Я прибежала в почтовое отделение около шести. Налоговая, как вы понимаете, закрылась, а вот почта работала до восьми вечера. Все удачно сдала и, главное, вовремя. Теперь хочу поделиться своим опытом с теми, кто еще продолжает ходить в инспекцию.

Палка о двух концах

Итак, отправить отчетность по почте можно либо заказным письмом, либо ценным. Заказное письмо почтальон передаст инспектору лично в руки и возьмет с него расписку, что корреспонденцию он получил. А вот ценное письмо налоговый работник должен сам забрать в почтовом отделении. Как понимаете, это маловероятно.

Казалось бы, выбор очевиден: использовать заказное письмо. Однако не все так просто. Дело в том, что статья 80 Налогового кодекса требует вложить в конверт опись. В ней надо перечислить все отправляемые документы. Здесь и начинается самое интересное. Оказывается, почтовый работник может составить опись только при отправке ценного письма!

Получается, выполнив требования Налогового кодекса (составив опись), я совершенно не буду уверена в том, что моя корреспонденция дошла до адресата. Вывод таков: использовать ценные письма можно, если вы знаете, что инспектор забирает их с почты.

Если же вы хотите быть уверены, что налоговик получил письмо, лучше оформляйте заказное письмо. Тем более что проблему с описью легко решить. Документ этот можно составить самостоятельно и вложить в конверт. Налоговый кодекс ведь не запрещает так делать. Главное, чтобы опись была заверена печатью фирмы и подписью главбуха, а можно еще и гендиректора. Если же вы опись составить не успеваете, тоже не отчаивайтесь. В этом случае каждую декларацию можно отправить отдельным заказным письмом. При этом в уведомлении надо написать название документа, который вложен в конверт.

Теперь вернусь к своей истории со сдачей отчетности. Поскольку я торопилась, то ни о какой описи речи и не могло быть. Однако я все равно решила отправить корреспонденцию заказным письмом. На конверте так и написала «заказное». Затем мне выдали квитанцию, в которой была указана дата отправки (эта же дата стояла и на конверте). Еще я купила уведомление (стоит около 60 копеек). Написала в нем адрес своей фирмы и адрес налоговой инспекции, а также ее номер. Через несколько дней уведомление мне вернули, и я была уверена, что моя корреспонденция дошла до инспекторов. В одном я сомневалась, все ли они получили. Ведь моя корреспонденция не содержала описи. К счастью, все обошлось. Отчетность я сдала всю и вовремя.

Проанализировав ситуацию, пришла к выводу, что лучше сдавать отчетность заказным письмом, вложив в него опись, составленную самостоятельно. По крайней мере есть уверенность, что документы в инспекции. Если что, всегда можешь предъявить квитанцию со сроком отправки, а также уведомление.

И волки сыты, и овцы целы

Однако вышеперечисленных проблем с описью и ценным письмом можно избежать. Знакомый бухгалтер посоветовал сдавать отчетность при помощи экспресс-почты. Правда, письмо, отправленное с ее помощью, будет немного дороже (около 30 рублей против обычного заказного или ценного в 12 рублей). Но в этом случае на почте оформят опись вложения, а корреспонденцию почтальон отдаст прямо в руки инспектору, да еще и уведомление пришлет. Единственное, на что обязательно нужно обратить внимание, пользуясь услугами ускоренной почты, – это есть ли у нее лицензия.

И еще маленький совет. Укажите на конверте ИНН фирмы и фамилию инспектора. Многие ИМНС этого требуют.

Сдаемся в фонд

Прежде чем отправлять отчетность в ФСС, советую узнать в своем отделении фонда, принимают ли они ее в таком виде. В некоторых фондах висят объявления, что отчеты, отправленные по почте, будут датированы тем числом, которым их получит ФСС. А это где-то дней десять после отправки. Если в вашем отделении подобного не написано, то смело действуйте по схеме, которую я описала выше.

Правда, здесь есть свои нюансы. Так, в ФСС нужно сдавать два экземпляра расчетной ведомости (№ 4-ФСС). Один остается в фонде, второй (со штампом) – на фирме. Как в этом случае получить свой экземпляр?

Во-первых, можно вложить пустой конверт с адресом фирмы, чтобы сотрудник ФСС мог отослать ваш экземпляр назад. Но немногие фонды это делают.

Второй способ. В фонд вы отправляете один экземпляр. Он там и останется. А на свой бланк приклеиваете почтовую квитанцию. Она будет свидетельствовать о том, что форму № 4-ФСС вы сдали по почте.

Аналогично можно сдавать отчетность и в органы статистики. Правда, не все отделения принимают отчетность по почте.

А если штрафы?

Конечно, проблемы могут возникнуть, если письмо потеряется или инспектор не обратит внимания на дату, указанную на конверте, и решит, что вы сдали отчет не вовремя. Тогда фирму, конечно, постараются оштрафовать.

Расскажу интересный случай из практики знакомого главбуха.

Однажды она должна была сдать декларацию по налогу на добавленную стоимость на сумму 50 000 рублей. Крайний срок – 20 марта. Документ решила отправить по почте. Сделала это 20 марта в 19.00. Налоговая нспекция получила декларцию 4 апреля, и поэтому она решила, что отчет по НДС представлен не в срок. Инспекция оштрафовала фирму на 8000 рублей, как за непредставление налоговой декларации. При этом указали на статью 119 Налогового кодекса. Однако на суде главный бухгалтер предъявила почтовую квитанцию, из которой видно, что декларацию она сдала на почту 20 марта, то есть в срок. Штраф с фирмы не взыскали.

От редакции

Действительно, в ситуациях, описанных Юлией Мининой, суды встают на сторону налогоплательщиков. Решение в пользу фирмы вы можете посмотреть, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 25 декабря 2000 г. по делу № КА-А40/5808-00 или в постановлении Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 1 октября 2001 г. по делу № А19-5928/01-33Ф02-2289/01-С1.