Электронная «первичка»: когда признавать расходы

У покупателя, применяющего метод начисления, расходы на приобретение работ (услуг), подтвержденные первичным учетным документом в электронном виде, принимаются к учету на дату документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов.

Расходы и первичка

Первичные документы – это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Расходы – это обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под документально подтвержденными расходами в целях налогообложения прибыли организаций понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее Закон № 402-ФЗ). При этом первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Кроме того пунктом 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Когда электронный документ приравнивается к бумажному

Первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей требованиям Закона № 402-ФЗ, может являться основанием для формирования данных налогового учета.

Кроме того, первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ) признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Об этом предупредила Федеральная налоговая служба РФ в письме от 06.02.2014 № Д-4-3/1984@.

Таким образом, если первичный учетный документ соответствует требованиям, Закона № 402-ФЗ, а также подписан электронной подписью с соблюдением требований Закона № 63-ФЗ, то он может являться основанием для формирования данных налогового учета, а также подтверждать доходы и расходы компании в целях обложения налогом на прибыль.

Читайте также «Когда унифицированная первичка обязательна»

Дата признания расхода

Расходы, принимаемые в целях исчисления налога на прибыль, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Датой признания расходов в целях налогообложения прибыли у покупателя, применяющего метод начисления, признается дата электронного документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов.

ПРИМЕР. ДАТА ПРИНЯТИЯ РАСХОДОВ
У поставщика с покупателем подписано соглашение об обмене документами в электронном виде. Выставленные документы отдел продаж отравляет покупателю один раз в неделю. 
Партию документов в электронной форме (накладные ТОРГ-12, счета-фактуры), составленные поставщиком 28 сентября 2018 года, покупатель получил 5 октября 2018 года. На электронном документе отражены обе даты.
Договором поставки особых условий о переходе права собственности на товар не предусмотрено. 
Значит, датой признания расходов в целях налогообложения прибыли у покупателя будет дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов – 28 сентября 2018 года.

Эксперт по налогообложению Б.Л. Сваин