Расходы на арендованный автомобиль

Из письма в редакцию

Добрый день! ООО арендует машины у своих сотрудников. Сделали договоры аренды на их автомобили. Заправляет их организация. Какие документы нужны для подтверждения расходов?

Мнение эксперта

Чтобы не возникало споров по учету арендных затрат в расходах, надо собирать документы, подтверждающие:

• факт аренды – договор аренды и акт приема-передачи автомобиля. В акте должны быть перечислены основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)). Они должны совпадать с данными, указанными в договоре аренды;
• факт использования арендованного авто в деятельности компании – приказ о назначении работника, ответственного за арендованный автомобиль, путевые листы и документы, подтверждающие пройденный служебный маршрут и время его использования. Для подтверждения служебного маршрута можно составлять справку или отчет о движении автотранспорта по сведениям GPS-навигатора. Она подтвердит время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах;
• сумму расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (ГСМ, мойка, парковка). Это чеки, квитанции, накладные и т. д.

Договор аренды автомобиля можно заключить как с экипажем (водителем), так и без.

Если в аренду берете только автомобиль, работник-арендодатель передает его работодателю во временное владение и пользование. Управлять будет любой другой сотрудник компании (ст. 642 ГК РФ). Пользоваться арендованным автомобилем может и сам работник-арендодатель, когда машина нужна ему для выполнения его трудовых функций, если он выполняет разъездную работу. Если вы арендуете автомобиль с водителем, работник сам будет управлять им и обслуживать его (ст. 632 ГК РФ).

Если не будет путевых листов, или в них будет недостоверная информация, любые выплаты по договорам аренды транспорта, как скрытую форму оплаты труда их собственников, обложат страховыми взносами (см., например, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 9 июля 2015 г. № Ф09-3788/15). А возмещение расхода топлива посчитают доходом в натуральной форме и обложат НДФЛ.

С арендной платы, выплачиваемой работнику-арендодателю, нужно удержать НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ). Страховые взносы уплачивать не нужно, за исключением вознаграждения за управление автомобилем при аренде машины с экипажем. С суммы возмещаемых работнику расходов, связанных с эксплуатацией машины, НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются.

Читайте также «За долги по налогам могут запретить управлять автомобилем»

На тот или иной вид расходов фирмы должны быть документы, которые их подтверждают. Подробнее об этом читайте в Бераторе на сайте berator.ru. Набирайте: «Документальное подтверждение».