Электронные больничные: что изменится в работе бухгалтерии?

14.06.2017 распечатать

C 1 июля вступает в силу Федеральный закон от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ. Алексей Деев, ведущий юрисконсульт департамента правового сопровождения бизнеса КСК групп, рассказал «Расчету» о предстоящих изменениях.

Законом вводится обязанность медицинского учреждения по оформлению электронных больничных для любого работника, состоящего в трудовых отношениях, которые подразумевают оплату временной нетрудоспособности. В частности, статьей 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании…» предусматривается, что листок нетрудоспособности с письменного согласия работника должен быть сформирован и размещен в информационной системе страховщика в форме электронного документа.

Где проходил пилотный проект, каковы его результаты?

В 2015–2016 годах электронные больничные можно было получить работникам, проживающим в Астраханской, Белгородской, Самарской, Тамбовской областях, в Хабаровском крае, в Республиках Крым и Татарстан. Результаты признаны ФСС успешными, по информации из открытых источников в ходе проекта было оформлено более 500 000 электронных документов.

В чем принципиальное отличие листка нетрудоспособности в электронной форме от привычного, бумажного?

Электронный листок нетрудоспособности, как следует из положений комментируемого закона, будет оформлен лечащим врачом и подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Цифровой больничный будет сформирован в системе ФСС, данные из него поступят страхователю. Сам сотрудник больничного не увидит, он лишь получит уникальный номер, который впоследствии будет использоваться и поликлиникой, и компанией. После лечения врач поставит отметку в программе о закрытии больничного. Таким образом значительно сокращаются время оформления и путь документа: если в прежних условиях больничный листок выписывался на бумаге и отдавался работнику на руки, после чего сотрудник должен был сам идти в регистратуру, стоять там в очередях, то теперь этого не потребуется.

То есть теперь сотруднику не нужно получать, хранить, отмечать, передавать своему работодателю больничный?

Совершенно верно. Нововведение, предусмотренное законом, направлено именно на сокращение бумажного документооборота, уменьшение времени на оформление выплаты по болезни, исключение ошибок при заполнении документов, снижение коррупционной составляющей на уровне медицинских учреждений и злоупотреблений со стороны работников.

Возможность выбора

Использование системы электронных больничных является обязательным для всех или все-таки есть возможность продолжать фиксировать время болезни бумажными документами?

Как следует из закона, для работника остается возможность выбора – получить на руки бумажный больничный или потребовать от медицинского учреждения оформить электронный. С поликлиниками вопрос решен – они просто обязаны обеспечить возможность формирования и обработки электронных документов. Что касается работодателей, здесь не все так однозначно. Очевидно, что система электронных больничных потребует установки специальной программы на компьютер ответственного работника компании, который занимается начислением и выплатой пособия по временной нетрудоспособности. Потребуются синхронизация работы с бухгалтерскими и кадровыми программами, устранение возможных ошибок и сбоев, а также обучение бухгалтера работе с этой системой. Все это может оказаться невыгодным и нецелесообразным для предприятий малого и среднего бизнеса. Вопрос о возможности использования электронных больничных может быть решен посредством переговоров между работниками и организацией и закрепления результатов этих договоренностей во внутренних нормативных актах фирмы, например в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка.

Обеспечение выплаты

Что будет, если работник потребует в медицинском учреждении оформить цифровой больничный, а работодатель не подключен к системе электронного документооборота с ФСС?

Врач не сможет корректно сформировать электронный больничный в этом случае, так как работодатель будет отсутствовать в единой базе ФСС.

Требуется ли какое-то подтверждение со стороны Фонда социального страхования на выплату по электронному больничному?

Из опыта пилотного проекта по использованию электронных больничных следует, что система является трехсторонней: медицинское учреждение – работодатель – ФСС. Таким образом, формируя больничный в своем компьютере, врач медучреждения подключает к процессу двух остальных участников. Задача Фонда – проверить правомерность и размер начисления и выплаты пособия, а работодателя – осуществить учет рабочего времени отсутствующего работника и выплатить пособие.

Обратите внимание

Сам сотрудник больничного не увидит, он лишь получит уникальный номер, который впоследствии будет использоваться и поликлиникой, и компанией. После лечения врач поставит отметку в программе о закрытии больничного. Таким образом значительно сокращаются время оформления и путь документа.

Какие трудности ожидаются при реализации нововведения?

Скорее всего, для работника трудностей не будет. Представляется, что сотрудник будет извещен фирмой о вступивших в силу изменениях и о своем праве оформлять больничный в электронном виде. Рекомендуется организовать ознакомление сотрудников под подпись, например, с приказом по организации о начале работы с электронными больничными. Что касается работодателя, то здесь вопрос несколько сложнее. В первую очередь, компании необходимо определить целесообразность и возможность использования системы электронных больничных. Ситуация складывается таким образом, что сотрудник вправе потребовать оформления электронного больничного в поликлинике, а там, в свою очередь, по закону не могут в этом отказать. При этом работодатель обязан обеспечить выплату по такому больничному. Таким образом, фирме остается только договариваться с сотрудниками о том, что они не будут пользоваться правом на получение цифрового больничного. Хотя отказ от этого права выглядит сомнительным с юридической точки зрения, тем не менее, такой подход может быть использован в организациях с небольшой численностью персонала. Медучреждения, особенно в регионах, возможно, столкнутся с некоторыми трудностями. Это связано как с серьезной загрузкой участковых терапевтов, так и с состоянием компьютерной техники, а также доступом в сеть. Кроме того, потребуется обучение персонала работе с программой. У ФСС трудностей возникнуть не должно, поскольку эта сторона процесса является наиболее технически оснащенной и заинтересованной в стабильной и корректной работе новой системы.

Возможность злоупотреблений

Ожидается ли снижение количества правонарушений, связанных с использованием поддельных листков нетрудоспособности? Является ли электронный больничный более защищенным по сравнению с бумажным?

По всей видимости, исключение правонарушений со стороны работников было одной из основных целей разработчиков закона. Действительно, оформление электронного больничного не подразумевает участия в этом процессе сотрудника, что практически исключает злоупотребления с его стороны. Вместе с тем следует понимать, что комментируемым законом сотруднику предоставлено право выбирать, каким видом документа оформить нетрудоспособность, и если он выберет бумажную форму, то возможность подделки не исключена. Здесь остается надеяться лишь на добросовестность работника и бдительность остальных сторон процесса. Кроме того, оформление электронного больничного оставляет возможность для злоупотреблений со стороны самих врачей, хотя следует признать, что эта возможность менее значима по сравнению с масштабом злоупотреблений сотрудников. Врач подписывает электронный больничный своей усиленной квалифицированной подписью и не может не осознавать, что в случае возникновения подозрений в его добросовестности отказаться от этой подписи ему будет весьма сложно.

Каковы перспективы у электронного больничного?

Можно сказать с уверенностью, что за электронным документооборотом будущее. В настоящее время практически любую значимую государственную услугу человек может заказать и, в большинстве ситуаций, получить посредством использования электронных средств связи. Бумажная форма больничного изживает себя, в том числе из-за дороговизны изготовления защищенных бланков и их ненадежности. Следует ожидать, что по мере увеличения оснащенности компьютерной техникой, роста профессионализма участников процесса электронный больничный вытеснит бумажный из оборота полностью.