Журналы учета персональных данных

Журнал учета внутреннего доступа к персональным данным работников

В журнале учета внутреннего доступа к персональным данным работников указывают:

• дату выдачи и возврата документов (личных дел) работникам организации;
• цели выдачи, наименование выдаваемых документов, срок пользования.

Если документов было много, и их выдавали по описи, при возврате нужно проверить их наличие по описи. Сотрудник, возвращающий документы, обязан присутствовать при этом. Выдавая документы, предупредите, что делать в них пометки и исправления, вносить новые записи, извлекать документы (например, из личного дела) или помещать новые нельзя.

Читайте также «Как оформить согласие работника на обработку персональных данных»

Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям, государственным органам

В журнале учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам регистрируют:

• поступающие запросы (дату получения, номер и дату входящего документа, от какого органа получен запрос);
• дату передачи персональных данных;
• содержание переданной информации;
• дату уведомления об отказе в предоставлении информации (в случае такового).

Кроме того, кадровик должен регулярно проверять наличие документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников. Для этого также следует вести специальный журнал.