Заполнение формы 6-НДФЛ за 2016 год

Расчет состоит из:

• титульного листа;
• раздела 1 «Обобщенные показатели»;
• раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Расчет составляется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Отчетность нужно представлять в электронной форме по ТКС. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек работодатели могут представить данный расчет сумм налога на бумажных носителях.

При заполнении формы расчета не допускается:

• исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
• двусторонняя печать на бумажном носителе;
• скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.

При заполнении формы расчета должны использоваться чернила черного, фиолетового
или синего цвета.

Для десятичной дроби используются два поля, разделенные знаком «точка». Первое поле соответствует целой части десятичной дроби, второе – дробной части десятичной дроби.
Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнение всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных полях проставляется прочерк. Например:
«ИНН 5024002119 – –». Дробные числовые показатели заполняются аналогично:
«1234356 – – – – – – – – . 50».

Форма расчета заполняется по каждому ОКТМО отдельно.

На каждой странице расчета в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» проставляется дата подписания и подпись.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Титульный лист формы 6-НДФЛ носит информационный характер. На нем указывают наименование фирмы, ИНН, КПП. По строке «Номер корректировки» – при представлении в налоговый орган первичного расчета проставляется «000», при представлении уточненного расчета указывается номер корректировки («001», «002» и так далее).

По строке «Период представления (код)» – код периода представления. По строке «Налоговый период (год)» – соответствующий период (например, 2016).

Также нужно указать код налогового органа, в который представляется расчет. По строке
«По месту нахождения (учета) (код)» – код места представления расчета налоговым агентом. Кроме того, на титульном листе нужно также указать код ОКТМО и номер контактного телефона.

Обратите внимание: если при заполнении расчета по форме 6-НДФЛ допущена ошибка в части указания КПП или ОКТМО, то для ее исправления налоговый агент должен представить
в налоговый орган по месту учета два расчета (письмо ФНС России от 12 августа 2016 г.
№ ГД-4-11/14772@):

• уточненный расчет с неправильным КПП или ОКТМО (тем, который был указан в первоначально представленном расчете). При этом показатели всех разделов должны быть нулевыми;
• первичный расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ «Обобщенные показатели»

В разделе 1 формы 6-НДФЛ указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей ставке.

Если работодатель выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 1, за исключением строк
060–090, заполняется для каждой из ставок налога. В случае если показатели соответствующих строк раздела 1 не могут быть размещены на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц.

Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060–090 заполняются на первой странице раздела 1. По строке 010 нужно указать соответствующую ставку налога, с применением которой исчислены суммы налога.

По строке 020 указываются все доходы, дата получения которых приходится на период представления расчета. Например, если это I квартал, то следует указать всю зарплату, начисленную за январь – март, включая часть зарплаты за март, выплаченную в апреле
(письма ФНС России от 18 марта 2016 г. № БС-4-11/4538@, от 25 февраля 2016 г.
№ БС-4-11/3058@).

Если пособие по временной нетрудоспособности начислено в одном отчетном периоде,
а выплачено в другом, то и сумма дохода (строка 020), и сумма исчисленного с него НДФЛ (строка 040) должны быть отражены в отчете, который составляется за период, на который приходится период выплаты пособия (письмо ФНС России от 1 августа 2016 г.
№ БС-4-11/13984@).

По строке 025 – сумма начисленного дохода в виде дивидендов.

По строке 030 – сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению. По строке 040 – сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 045 – обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 050 – обобщенная по всем физическим лицам сумма фиксированных авансовых платежей, принима-емая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

По строке 060 укажите общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется.

По строке 070 – общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 080 – общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом
с начала налогового периода.

По строке 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом, нарастающим итогом
с начала налогового периода.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»

В разделе 2 формы 6-НДФЛ указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

В этом разделе нужно отразить:

• по строке 100 – дату фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
• по строке 110 – дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
• по строке 120 – дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
• по строке 130 – обобщенную сумму фактически полученных доходов (без вычитания НДФЛ) в указанную в строке 100 дату;
• по строке 140 – обобщенную сумму удержанного НДФЛ в указанную в строке 110 дату.

Обратите внимание: при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход. Кроме того, дата фактического получения дохода определяется как день (ст. 223 НК РФ):

• выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц – при получении доходов в денежной форме;
• передачи доходов в натуральной форме – при получении доходов в натуральной форме;
• приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг – при получении доходов в виде материальной выгоды. В случае, если оплата приобретенных ценных бумаг производится после перехода к налогоплательщику права собственности на эти ценные бумаги, дата фактического получения дохода определяется как день совершения соответствующего платежа в оплату стоимости приобретенных ценных бумаг;
• зачета встречных однородных требований;
• списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации;
• последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки;
• последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств.

НДФЛ с пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных нужно перечислить не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены. Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100–140 заполняются
по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Рассмотрим разъяснения чиновников о заполнении расчета по форме 6-НДФЛ.

Расчет заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению, причем независимо от того, что обособленные подразделения состоят на учете в одном налоговом органе (письмо ФНС России от 28 декабря 2015 г. № БС-4-11/23129@). Представлять расчет в отношении работников обособленных подразделений нужно по месту учета таких обособленных подразделений. А в отношении физических лиц, получивших доходы по гражданско-правовым договорам, – в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Если же обособленное подразделение организации не производит выплату доходов физическим лицам, то представлять «нулевой» расчет 6-НДФЛ по этому подразделению не нужно. Такая позиция выражена в письме ФНС России от 23 марта 2016 года № БС-4-11/4901. Чиновники отметили, что обязанность представлять расчет 6-НДФЛ по месту учета возникает у организаций в случае, если они в соответствии со статьей 226 Налогового кодекса признаются налоговыми агентами.

ФНС России в своих письмах от 12 февраля 2016 года № БС-3-11/553@, от 25 февраля 2016 года № БС-4-11/3058@, от 15 марта 2016 года № БС-4-11/4222@ разъяснила следующие нюансы заполнения расчета. Форма 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода. В разделе 2 расчета
за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. Если налоговый агент производит операцию
в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается
в том отчетном периоде, в котором завершена.

ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ФОРМЫ 6-НДФЛ ЗА 2016 ГОД
ООО «Альфа» за 2016 год выплатила доходы работникам в общей сумме 9 800 000 руб. Количество сотрудников составляет 23 человека. На основании трудовых договоров зарплата выплачивается 5-го числа каждого месяца. Датой фактического получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому 
в строке 100 нужно записать 31-е (30-е) число. Удержать налог надо при фактической выдаче денег, то есть 5-го числа каждого месяца (строка 110). А перечислить НДФЛ (строка 120) нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, то есть не позднее 6-го числа месяца (п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Общая сумма налоговых вычетов составила 388 700 руб. Сумма НДФЛ с заработной платы 
в 2016 году:
(9 800 000 руб. – 388 700 руб.) × 13% = 1 223 469 руб.
Зарплата за сентябрь выдана в октябре, поэтому выплаты отражаются в разделе 2 расчета 
за год. Сумма начисленной сотрудникам зарплаты составила 1 070 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 31 300 рублей. НДФЛ составил 135 031 рубль. Дата фактического получения дохода – 30 сентября 2016 года, дата удержания налога (дата выдачи зарплаты) – 
5 октября, последний срок перечисления НДФЛ – 6 октября.
За октябрь 2016 года сумма начисленной сотрудникам зарплаты составила 1 150 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 36 700 рублей. НДФЛ составил 144 729 рублей. Дата фактического получения дохода – 31 октября 2016 года, дата удержания налога 
(дата выдачи зарплаты) – 7 ноября (т. к. 4 ноября – праздничный день, а 5 и 6 ноября – выходные дни, бухгалтер перечислил зарплату 7 ноября и в этот же день удержал НДФЛ), последний срок перечисления НДФЛ – 8 ноября.
За ноябрь 2016 года сумма начисленной сотрудникам зарплаты составила 850 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 25 000 рублей. Сумма НДФЛ – 107 250 рублей. Дата фактического получения дохода – 30 ноября 2016 года, дата удержания налога – 5 декабря, последний срок перечисления НДФЛ – 6 декабря.
Сумма начисленной сотрудникам зарплаты за декабрь 2016 года составила 1 100 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 29 000 рублей. Сумма НДФЛ составила 139 230 рублей. Заработная плата за декабрь 2016 года начислена 10 января, поэтому доходы, выплаченные 
в этом месяце, отразятся только в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за отчетный год. 
В течение отчетного года выплачивались отпускные:
— 26 февраля – 35 000 руб. (НДФЛ – 4550 руб.). Дата удержания – 26 февраля, срок перечисления – 29 февраля.

— 5 мая – 29 000 руб. (НДФЛ – 3770 руб.). Дата удержания – 5 мая, срок перечисления – 
31 мая.

— 19 октября – 30 000 руб. (НДФЛ – 3900 руб.). Дата удержания – 19 октября, 
срок перечисления – 31 октября.
Кроме того, 1 ноября 2016 года организация выдала своему работнику Петрову В. Н. заем 
в размере 150 000 рублей на один год. Согласно договору о предоставлении займа, Петров должен ежемесячно уплачивать проценты из расчета 3% годовых. В периоде пользования займом ключевая ставка Банка России составляет 10% годовых. Сумма процентов составила:
— за ноябрь: 150 000 руб. × 3% × 30/366 = 368,85 руб.

— за декабрь: 150 000 руб. × 3% × 31/366 = 381,15 руб.
Сумма процентов, рассчитанная исходя из 2/3 ключевой ставки, составила:
— за ноябрь: 150 000 руб. × 10% × 2/3 × 30/366 = 819,67 руб.

— за декабрь: 150 000 руб. × 10% × 2/3 × 31/366 = 847 руб.
Материальная выгода за пользование займом:
— в ноябре: 819,67 руб. – 368,85 руб. = 450,82 руб.

— в декабре: 847 руб. – 381,15 руб. = 465,85 руб.
Сумма НДФЛ к удержанию составила:
— за ноябрь: 450,82 руб. × 35% = 158 руб.

— за декабрь: 465,85 руб. × 35% = 163 руб.
Датой получения дохода в виде экономии на процентах нужно считать последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные средства
 (пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это 30 ноября и 31 декабря. 
Работник Васильев А. А. является одним из учредителей ООО «Альфа». 19 декабря он получил дивиденды в сумме 25 000 руб., выплаченные за прошедший год. Сумма налога на доходы, удержанная с Васильева, составила: 3250 руб. (25 000 руб. × 13%).
Общая сумма НДФЛ за 2016 год (строка 070 раздела 1): 
1 223 469 руб. + 4550 руб. + 3770 руб. + 3900 руб. + 3250 руб. + 158 руб. + 163 руб. = 
1 239 260 руб.

Далее смотрите заполненную форму 6-НДФЛ ООО «Альфа» за 2016 год.