Какой электронный документ годен для подтверждения расходов?

Из письма в редакцию

Можно ли электронным первичным документом подтвердить расходы при исчислении прибыли?

Согласно Налоговому кодексу, все расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны быть документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Подтверждать данные налогового учета нужно первичными учетными документами (ст. 313 НК РФ).

Первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, в том числе подпись должностного лица с указанием фамилии и инициалов.

Первичный учетный документ, составленный в виде электронного документа, должен быть подписан электронной подписью.

В соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. Поэтому до принятия соответствующего федерального стандарта при оформлении первичных учетных документов в электронном виде организация может использовать любой вид электронной подписи (письмо Минфина от 5 мая 2015 г. № 07-01-06/25701).

Однако следует учесть разъяснения, данные Федеральной налоговой службой в письме от 19 мая 2016 года № СД-4-3/8904. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Этот документ может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе.

В свою очередь электронный документ, подписанный простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случае, если между участниками электронного взаимодействия заключено отдельное соглашение об обмене такими документами. Это правило указано в статье 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».