НДФЛ: возмещение работникам расходов по аренде квартир

Минфин России дал разъяснения по вопросу о том, почему суммы компенсации сотруднику расходов по аренде квартиры в месте нахождения организации, связанные с разъездным характером работы, не признаются его доходом и не облагаются налогом на доходы физических лиц.

Обложение НДФЛ компенсаций по наему жилья сотрудникам

Свою позицию чиновники обосновывают положением пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, согласно которому облагаются НДФЛ все виды компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. В отношении таких выплат законодательством могут быть установлены пределы их размеров.

В связи с тем, что Налоговый кодекс РФ не содержит определения компенсационных выплат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, в этих целях используется их значение, которое указано в Трудовом кодексе РФ (п. 1 ст. 11 НК РФ).

Такие выплаты не входят в систему оплаты труда и производятся работнику в качестве компенсации его затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

В перечень расходов, возмещаемых фирмой своим сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, входят, в частности, затраты по найму жилого помещения (ст. 168.1 ТК РФ). По мнению Минфина РФ, такие расходы не облагаются НДФЛ в размерах, отраженных в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах или трудовом договоре. Такой позиции придерживаются и суды (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.2013 по делу № А19-2330/2013).

Следует отметить, какая работа носит разъездной характер.

Сотрудникам, работающим в разъездах, организацией возмещаются расходы, предусмотренные статьей 168.1 Трудового кодекса РФ, если они понесены в связи со служебными поездками.

Для оформления такой поездки фирма может разработать служебное задание или маршрутный лист, которые по ее завершении передаются уполномоченному лицу (например,секретарю, в отдел кадров или руководителю подразделения).

Расходы по аренде жилья в целях налога на прибыль

Фирма может отразить оплату найма жилого помещения для сотрудников, выполняющих работы разъездного характера, в составе прочих расходов в целях налога прибыль (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такое право обусловлено тем, что эти затраты являются компенсацией в связи с осуществлением сотрудниками трудовых обязанностей.

При аренде квартиры работник, помимо затрат на проживание, несет дополнительные расходы по оплате коммунальных услуг, которые производятся на основании отдельных квитанций. Работодатель впоследствии может возместить сотруднику такие затраты и учесть их в составе прочих расходов (письмо Минфина России от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).

Наем жилья иностранному работнику

Доходы физического лица, предусмотренные статьей 217 Налогового кодекса РФ, освобождаются от обложения НДФЛ независимо от того, является ли их получатель налоговым резидентом. Такой вывод согласуется с позицией Минфина России, изложенной в письме от 18.06.2010 № 03-04-06/6-125.

Инспекция в ходе проверки может доначислить организации налог на прибыль, если придет к выводу об отсутствии экономической обоснованности и документального подтверждения расходов по аренде жилья для трудового коллектива. Проверяющие обращают внимание на наличие положений (соглашений) об оплате фирмой расходов, связанных с работой конкретного физического лица – то есть принимала ли организация на себя обязательство обеспечить определенного специалиста жильем.

При оценке налоговых последствий суды принимают во внимание, что организация не может произвольно отказаться от расходов по оплате аренды жилого помещения для конкретного приглашенного специалиста, если их несение вытекает из общей воли сторон, отраженной в договоре о предоставлении персонала (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2014 по делу № А56-18767/2013).

Е.В. Егорова, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Определение разъездного характера работы

Однодневная командировка: оплачивать или нет?

Командировка: ценные советы бухгалтеру