Расчет отпускных на практике в 2014 году

Как рассчитать отпускные в 2017 году читайте по ссылке.

Основанием для начисления отпускных является приказ руководителя о предостав­лении отпуска сотруднику по форме № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» или по форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам». Расчет принято оформлять в специальной унифицирован­ной форме № Т-60 «Записка-расчет о пре­доставлении отпуска работнику». Указанные формы утверждены поста­новлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Средний заработок

Отпуск оплачивается из расчета среднего заработка за расчетный период. Средний заработок сотрудника независимо от режи­ма его работы определяется исходя из фак­тически начисленных ему выплат и реально отработанного им времени за 12 календар­ных месяцев, предшествующих отпуску. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е или 31-е (в феврале – по 28-е или 29-е) число соответствующего месяца включительно.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неис­пользованные отпуска исчисляется за по­следние 12 календарных месяцев (п. 4 поста­новления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922; далее – Постановление № 922).

Итак, чтобы найти средний заработок со­трудника, уходящего в очередной оплачи­ваемый отпуск, нужно сначала определить его средний дневной заработок. Затем эту сумму нужно умножить на количество дней отпуска (см. формулу):

Средний дневной заработок

Средний дневной заработок равен отноше­нию начисленной за расчетный период зар­платы к 12 предыдущим календарным меся­цам и к среднемесячному числу календар­ных дней (29,3). При этом учитываются все выплаты, предусмотренные правилами оплаты труда в организации. Конкретный перечень выплат приведен в пункте 2 Поло­жения об особенностях исчисления средне­го заработка (утв. Постановлением № 922). Выплаты, не связанные с оплатой труда, например материальную помощь, учитывать не нужно.

Из общей суммы исключают выплаты за время отсутствия работника, когда:

а) за работником сохранялся средний за­работок в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации, за исключе­нием перерывов для кормления ребенка;

б) работник получал пособие по времен­ной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) сотрудник не работал в связи с просто­ем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел воз­можности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополни­тельные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник освобождал­ся от работы в других случаях с полным или частичным со­хранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Россий­ской Федерации (п. 5 Постановления № 922). Итак, средний дневной заработок работ­ника для оплаты отпускных определяют по формуле:

К сожалению, этой простой формулой бухгалтер может ограничиться в расчетах крайне редко. За год работник по меньшей мере болел или был в отпуске, так что не все 12 месяцев бывают отработаны полностью. Поэтому чаще всего определение расчетного периода не такая уж простая задача для бух­галтера.

Расчетный период

Расчетным периодом по общему правилу признаются последние 12 месяцев перед от­пуском.

Среднее число календарных дней в меся­це – 29,3.

Для определения размера отпускных че­ловеку, отработавшему меньше 12 месяцев, расчет усложняется. Если один или не­сколько месяцев расчетного периода отра­ботаны не полностью или из него исключа­лось время в соответствии с пунктом 5 По­становления № 922, средний дневной заработок исчисляется путем деления сум­мы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму сред­немесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных кален­дарных месяцев, и количества календар­ных дней в неполных календарных меся­цах (п. 10 Постановления № 922).

Разобьем эту сложную формулу на не­сколько простых.

Чтобы найти количество отработанных за расчетный период дней, нужно сложить дни из полностью отработанных месяцев с осталь­ными фактически отработанными днями.

С расчетом календарных дней из полно­стью отработанных месяцев все понятно: умножаем среднее число календарных дней на количество полностью отработанных месяцев.

А вот с определением среднего числа от­работанных дней в месяце, когда, допустим, человек болел или уже был в отпуске, придет­ся повозиться. Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце, вклю­чаемых в расчет, определяют по формуле:

При выплате работнику отпускных необ­ходимо заплатить за него НДФЛ и страхо­вые взносы (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 224, п. 1, 2, 4, 6 ст. 226 НК РФ; ст. 7, 8 Федерального за­кона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ; п. 1 ст. 5, п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24 ию­ля 1998 г. № 125-ФЗ).

Обратите внимание: размер тарифов страховых взносов зависит от того, превышает ли сумма произведенных работ­нику выплат и иных вознаграждений нарас­тающим итогом с начала календарного года лимит 624 000 рублей (в 2014 г.) (ст. 8, 10 Федерально­го закона № 212-ФЗ, п. 1 постановления Пра­вительства РФ от 10 декабря 2012 г. № 1276).

Если трудовая деятельность работника не связана с приобретением или созданием объектов основных средств или нематери­альных активов, сумму отпускных выплат можно признать расходом на оплату труда в целях налогообложения прибыли (п. 7 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ). Сумму страхо­вых взносов включают в состав прочих рас­ходов (подп. 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Рассмотрим расчет отпускных на примере.

 Пример 1
Сотрудник Петров уходит в отпуск 22 мая 2014 года. Продолжительность его отпуска 28 календарных дней.
Сотрудник работает в организации более 3 лет. Оклад Петрова составляет 15 000 рублей в месяц. 
В мае 2013 года сотрудник был в отпуске 28 дней (с 1 по 28 мая). Определим заработок сотрудника за этот месяц:
15 000,00 руб. : 18 дн. х 3 дн. (отработанные дни) = 2 500,00 руб.
Теперь определим количество календарных дней в этом месяце, которые приходятся на отработанный период:
29,3 календ. дн. : 31 календ. дн. х 3 дн. = 2,84 календ. дн.
В сентябре 2013 года Петров болел 4 дня (с 1 по 4 сентября). Заработок Петрова в этом месяце составил:
15 000,00 руб. : 21 дн. х 18 дн. (отработанные дни) = 12 857,14 руб.
Теперь определим количество календарных дней в этом месяце, которые приходятся на отработанный период:
29,3 календ. дн. : 30 календ. дн. х 26 дн. = 25,39 календ. дн.
Приведем рассчитанные данные в таблице:
Год
Месяц
Заработная плата
Количество календарных дней в месяце
 2013
май
 2 500,00
 2,84
 2013
июнь
 15 000,00
 29,3
 2013
июль
 15 000,00
 29,3
 2013
август
 15 000,00
 29,3
 2013
сентябрь
 12 857,14
 25,39
 2013
октябрь
 15 000,00
 29,3
 2013
ноябрь
 15 000,00
 29,3
 2013
декабрь
 15 000,00
 29,3
 2014 
январь
 15 000,00
 29,3
 2014
февраль
 15 000,00
 29,3
2014
март
 15 000,00
 29,3
2014
апрель
 15 000,00
 29,3
Итого:
 165 357,14
 321,23
Исходя из этих данных определим средний дневной заработок:
165 357,14 руб. : 321,23 дн. = 514,76 руб.
Затем определим сумму отпускных:
514,76 руб. х 28 дн. = 14 413,28 руб.
Найдем величину налога на доходы физических лиц, которую нужно удержать с суммы отпускных:
14 413,28 руб. х 13% = 1874 руб.
Сумма к выплате равна:
14 413,28 руб. - 1874 руб. = 12 539,28 руб.

Досрочный отпуск

Право брать ежегодный оплачиваемый от­пуск возникает у человека после полугода работы. При этом он может взять отпуск и раньше, если работодатель не против (ст. 122 ТК РФ). Длительность согласован­ного с работодателем досрочного отпуска не зависит от отработанного новым сотруд­ником времени. Вот как смотрит на этот вопрос Федеральная служба по труду и заня­тости: «Кодекс не предусматривает предо­ставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т. е. пропорцио­нально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (неза­висимо от времени, проработанного в рабо­чем году) предоставляется полным, т. е. ус­тановленной продолжительности» (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Так что человек с согласия своего работода­теля может отдыхать 28 дней независимо от того, сколько он фактически отработал.

Надо сказать, что отпуск авансом уже не пугает работодателей. Если сотрудник захочет уволиться до окончания того рабо­чего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, то рабо­тодатель имеет полное право удержать из его зарплаты сумму задолженности за неот­работанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ).

Другой вопрос: как рассчитать отпускные в этом случае? Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы такая ситуация предусмотрена. Так, если у работника за расчетный период и до него не было фактически начисленной зар­платы или фактически отработанных дней, то средний заработок нужно рассчитывать исходя из размера фактически начисленной зарплаты за фактически отработанные дни в месяце, когда человек идет в отпуск (п. 7 Постановления № 922).

Определение среднего дневного заработ­ка в этом случае аналогично расчету сред­него заработка в не полностью отработан­ных месяцах. То есть средний дневной за­работок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной зарплаты за рас­четный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженно­го на количество полных календарных ме­сяцев, и количества календарных дней в не­полных календарных месяцах (п. 10 Поста­новления № 922).

Для примера рассчитаем средний зарабо­ток сотрудницы, отработавшей в организа­ции меньше месяца, которая по просьбе работодателя отправляется в основной опла­чиваемый отпуск.

 Пример 2
Сотрудница уходит в отпуск с 19 мая 2014 года. Продолжительность отпуска составит 14 дней.
Сотрудница отработала в организации меньше месяца - с 1 по 18 мая 2014 года. Оплата за этот период составила 15 000 руб.
Рассчитаем отпускные.
Сначала определим количество дней в расчетном периоде:
29,3 : 31 календ. дн. х 18 дн. = 17, 01 дн.
Теперь рассчитаем средний дневной заработок:
15 000 руб. : 17, 01 дн. = 881, 83 руб.
Затем определим сумму отпускных:
881, 83 руб. х 14 дн. = 12 345, 62 руб.
Найдем величину налога на доходы физических лиц, которую нужно удержать с суммы отпускных:
12 345, 62 руб. х 13% = 1605 руб.
Сумма к выплате равна:
12 345, 62 руб. - 1605 руб. = 10 740, 62 руб.

Переведенный сотрудник

Похожая ситуация складывается при пере­воде сотрудника из другой организации. При расчете среднего заработка человека, кото­рый принят в порядке перевода и досрочно уходит в основной оплачиваемый отпуск, бухгалтер часто задумывается, какой период учитывать. Давайте разберемся.

Согласно Трудовому кодексу, по письмен­ной просьбе работника или с его письмен­ного согласия может быть осуществлен пе­ревод человека на постоянной основе к дру­гому работодателю (ст. 72.1 ТК РФ). При расчете среднего заработка учитывать стаж и выплаты от прежнего работодателя в этом случае не нужно. И вот почему: перевод ра­ботника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю является основанием прекращения трудового дого­вора (п. 5 ст. 77 ТК РФ).

Как следствие при увольнении предыду­щий работодатель выплачивает человеку денежную компенсацию за все время неис­пользованного отпуска (ст. 127 ТК РФ). Та­ким образом, у переведенного работника не остается неиспользованных отпусков, так как его трудовой договор с прежним работодателем расторгнут. Порядок расчета среднего заработка работника, принятого в порядке перевода такой:

• посчитать фактически отработанные дни;
• определить сумму выплат в пользу работника за это время;
• найти количество календарных дней за отработанное время;
• рассчитать средний дневной заработок;
• определить сумму оплаты отпуска (сред­ний заработок умножить на дни отпуска).

Отпуск совместителю

Еще одна особенная ситуация возникает, когда сотрудник работает по совместитель­ству. Дело в том, что таким работникам нужно предоставлять отпуск одновременно с отпу­ском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Надеемся, что досрочный отпуск больше никого не пугает (см. пример 2). Те­перь обратим внимание на случай, когда про­должительность отпуска по основному месту работы совместителя превышает количество дней, которые он может отгулять по совме­стительству. Что делать в такой ситуации?

Удлиненный оплачиваемый отпуск поло­жен, например, педагогическим работни­кам. Количество дней отпуска таких со­трудников варьируется в зависимости от места работы до 56 дней (ст. 334 ТК РФ, приложение к постановлению Правитель­ства РФ от 1 октября 2002 г. № 724). Работо­датель не обязан оплачивать совместителю дни удлиненного отпуска по основному ме­сту работы. При этом не предоставить эти дни нельзя – будут нарушены требования статьи 286 Трудового кодекса.

Достойный выход из ситуации – добрать недостающие к оплачиваемому отпуску дни за счет отпуска без содержания. Письмен­ное заявление от работника обязательно, так как отпуск без сохранения заработной платы предоставляется на основании тако­го заявления (ст. 128 ТК РФ). Кроме этого, от сотрудника потребуются документы с основного места работы, которые подтвер­дят продолжительность его отпуска. Сумма отпускных совместителю рассчитывается в общем порядке, рассмотренном выше. Дополни­тельные дни к отпуску не оплачиваются, то есть с 29-го дня отпуск за свой счет.

Е.П. Ирхина, бухгалтер

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>

Читайте также по теме:

Отпуск про запас: что делать с неотгулянными выходными

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ: УЧЕТ В РАСХОДАХ СУММ ОТПУСКНЫХ

Увольнение после отпуска

Практическая бухгалтерия