Служебные командировки (разъяснения Роструда)

Командировочное удостоверение

Чтобы учесть в налоговых расходах затра­ты по командировке, бухгалтеру организации необходимо их документальное подтвержде­ние (ст. 252 НК РФ). Для этого прикладывают и оформляют следующие документы:

• Служебное задание. Данный документ под­тверждает цель направления сотрудника в командировку, носит унифицированную форму (№ Т-10а, утвержденная постанов­лением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
• Приказ руководителя о направлении работ­ника в командировку. Также имеет унифици­рованную форму № Т-9 (если в командировку отправляется один сотрудник) и Т-9а (если командируются несколько человек). Утвер­ждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
• Командировочное удостоверение (форма № Т-10, утвержденная постановлением Гос­комстата России от 05.01.2004 № 1).
• Чеки, билеты, квитанции, подтверждающие проезд работника к месту командировки и обратно, а также наем помещения для про­живания.
• Авансовый отчет, по форме № АО-1 (утвер­жден постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).
• Отчет по выполненной работе.

При этом обязательными продолжают оста­ваться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других феде­ральных законов (например, кассовые доку­менты). Это указано в информации Минфи­на России № ПЗ-10/2012.

В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утвер­ждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 “Об особенностях направле­ния работников в служебные командировки”, далее – постановление № 749) говорится, что на основании решения работодателя работни­ку оформляется командировочное удостове­рение, подтверждающее срок его пребывания в командировке. В частности, в удостоверении отмечают дату приезда в пункт (пункты) назна­чения, дату выезда из него (из них).

Командировочное удостоверение оформля­ется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по отметкам в дате приезда и дате выезда из места коман­дирования. Они проставляются в командиро­вочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью.

В случае если работник командирован в ор­ганизации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостове­рении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он коман­дирован.

У контролеров нет единогласного мнения о том, нужно ли оформлять командировоч­ное удостоверение. В письме от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764 Минфин России указывает лишь на необходимость авансового отчета, ко­мандировочного удостоверения, а также про­ездных билетов и иных первичных документов для подтверждения расходов на командировку.

В письме от 14.09.2009 № 03-03-05/169 фи­нансовое министерство подчеркивает, что при­каз о направлении работника в командировку и служебное задание не являются обязатель­ными документами для налогообложения при­были, и их оформление определяется внутрен­ним документооборотом организации.

Вопрос нужно ли оформлять командировоч­ное удостоверение был актуален во время применения Инструкции Минфина СССР, Гос­комтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 “О служебных командировках в пределах СС­СР” (далее – Инструкция), действовавшей до принятия постановления № 749. В документе было отмечено, что по усмотрению руководи­теля при направлении в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказ. Данную точку зрения разделял и Минфин России в письмах от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45. В них указано, что при направлении работника в командировку на территории РФ продолжительностью свыше одного дня, основанием для принятия рас­ходов в целях налогообложении прибыли организации будет являться командировоч­ное удостоверение. По усмотрению руково­дителя организации направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказ о направлении работника в командировку. Вместе с тем командировочное удостовере­ние может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на ме­сто постоянной работы в тот же день, в кото­рый он был командирован.

Отрадно, что судьи в вынесенных решени­ях, встают на сторону налогоплательщиков и отмечают, что отсутствие командировочного удостоверения не может служить основанием для исключения расходов по командировке из базы по налогу на прибыль. Судьи также под­черкивают, что если у общества имеются при­казы, подтверждающие производственный ха­рактер командировки и ее продолжительность, то расходы можно признать в качестве обо­снованных (постановления ФАС Московского округа от 11.04.2011 № КА-А40/1664-11-2, от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2). Кстати, в более ранних письмах Минфин России при­держивался аналогичного мнения (письма от 24.10.2006 № 03-03-04/2/226, от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442).

В статье 15 постановления № 749 указано, что командировочное удостоверение офор­млять не нужно при направлении сотрудника в командировку заграницу. Исключение пред­ставляет командировка в страны СНГ, с кото­рыми заключены межправительственные со­глашения. На основании этих документов для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государст­венной границы. Иных случаев, при которых командировочное удостоверение оформлять не нужно – не установлено.

Отметим, что командировочное удостове­рение подлежит архивному хранению в тече­ние пяти лет. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет (п. 8.1 Перечня типовых управленческих ар­хивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, орга­нов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Работа в выходной день

Согласно статье 113 Трудового кодекса РФ работа в выходные и праздничные дни запре­щена. Привлечь сотрудников к работе в такие дни можно лишь с их письменного согласия и при необходимости выполнения непредви­денных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальное функциони­рование организации в целом или ее отдель­ных структурных подразделений, индивидуаль­ного предпринимателя.

Однако работодатель вправе привлечь своих сотрудников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их согласия в следующих случаях:

1. для предотвращения катастрофы, про­изводственной аварии либо устранения пос­ледствий катастрофы, производственной ава­рии или стихийного бедствия;
2. для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного или муниципального имущества;
3. для выполнения работ, необходимость ко­торых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ста­вящих под угрозу жизнь или нормальные жиз­ненные условия всего населения или его части. 

В других случаях привлечение к работе в вы­ходные и нерабочие праздничные дни допуска­ется с письменного согласия работника и с уче­том мнения профсоюза.

В нерабочие праздничные дни допускается производство работ, приостановка которых невозможна по производственно-техническим условиям (непрерывно действующие органи­зации), работ, вызываемых необходимостью обслуживания населения, а также неотложных ремонтных и погрузочно-разгрузочных работ.

К работе в выходные дни нельзя привлекать:

• инвалидов;
• женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (допускается, если не запрещено по состоянию здоровья).

Таких сотрудников следует под роспись ознакомить с их правом отказаться от работы в выходной или нера­бочий праздничный день. Существует категория работников, которых строго запрещено привлекать к работе в вы­ходные и нерабочие дни, это:

• лица, не достигшие 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, а также теле – и видеосъемочных коллек­тивов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвую­щих в создании и исполнении произведений (ст. 268 ТК РФ);
• спортсмены в возрасте до 18 лет (ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
• беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ).

Работа в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). В зависимости от формы оплаты труда каждой категории работников устанавливается опре­деленный расчет заработной платы в соответ­ствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ. К примеру, сотрудникам, труд которых оплачи­вается по дневным и часовым тарифным став­кам, – в размере, не меньшем двойной днев­ной или часовой тарифной ставки.

По желанию работника, работавшего в вы­ходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабо­чий праздничный день оплачивается в оди­нарном размере, а день отдыха оплате не под­лежит.

Необходимость проведения работ в выход­ной день обосновывают в служебной запи­ске. После того, как работник письменно под­твердит свое согласие на работу в выходной и праздничный день, оформляют соответствую­щий приказ. В нем необходимо прописать при­чины, повлекшие работу в выходной день, вид работ, время и дату. Помимо этого указывают вид компенсации: выходной день или оплата в двойном размере.

Чтобы обеспечить правильный расчет зара­ботной платы в табеле учета рабочего времени, надо отразить привлечение сотрудника к рабо­те в выходной день. Напоминаем, что имеется разработанная форма табеля учета рабочего времени (форма № Т-12 и № Т-13, утвержден­ная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). По строке “Явки и неявки на работу по числам месяца” указывают буквен­ное обозначение “РВ” или цифровое “03”.

Нормативные акты