Мудрая «архивация»
30.12.2008 распечататьРано или поздно в работе бухгалтера наступает момент, когда в ворохе финансовых документов уже невозможно найти нужный. Тогда в голову специалиста обязательно приходит мысль о том, чтобы расчистить окружающее пространство, выбросив «устаревшие» бумаги. Но делать этого ни в коем случае нельзя: закон суров и требует хранить их определенный срок. Именно поэтому единственно верным выходом из ситуации является создание специального архива.
Сжечь нельзя, помиловать
Чтобы определить, какие из документов подлежат длительному хранению, а какие можно уничтожить, необходимо произвести экспертизу всех бумаг. Для этого приказом руководителя создается специальная комиссия, которая займется проверкой ценности документов. Состоит такая группа минимум из трех человек, и в нее обязательно входит руководитель будущего архива или лицо, его заменяющее. Председателем экспертной комиссии назначается один из директивных сотрудников компании, курирующий вопросы делопроизводства (п. 2.2.3 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Федеральной архивной службы России от 6 февраля 2002 г.) Когда группа сформирована, можно приступать к работе. Главное — в суматохе не забыть, что не все не понравившиеся вашим глазам документы можно сжечь. Некоторые защищает от мгновенной утилизации российское законодательство.
К примеру, согласно статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», минимальный срок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности не может быть меньше пяти лет. Такой же период отведен и для Плана счетов бухгалтерского учета, других документов учетной политики, процедур кодирования и программ машинной обработки данных с указанием сроков их использования. Кстати, храниться все это должно начиная со следующего года после того, в котором использовалось при составлении бухгалтерской отчетности в последний раз.
То есть рабочий План счетов, примененный в 2007 году, «архивируется» лишь с января 2008 года.
В свою очередь, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, подтверждающие получение доходов, учет расходов и факт удержания налогов, следует хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Кроме того, фирма обязана обеспечивать сохранность бумаг, подтверждающих объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода (ст. 283 НК). Но и это еще не все. Лицевые счета работников фирмы берегутся на протяжении 75 лет, а если они отсутствуют, бухгалтерии нужно сохранить все бумаги, подтверждающие выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и прочих выплат. Данное требование устанавливает раздел 4.1 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.. А если у компании возникли с кем-либо споры, разногласия, следственные или судебные дела, то любые полезные в разбирательстве документы и приложения к ним не утилизуются до вынесения судом окончательного решения.
Храните в «электронке»
В настоящее время хранить первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета можно в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. Такое мнение высказал Минфин в письме от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314. Однако стоит помнить, что цифровые документы обязательно должны быть подписаны цифровой электронной подписью.
Систематизация документов
После того как экспертная группа закончит вершить судьбу документации, нужно составить описи бумаг постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) или «по личному составу» (не менее 75 лет). Далее документы сортируются. То есть бумаги, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещаются в единую папку, называющуюся «дело», с указанием сроков их сбережения и общим именем. Приложения к документам, независимо от даты их составления, нужно вкладывать в дело к тем бумагам, к которым они относятся. Обратите внимание, при этом запрещается помещать черновые экземпляры документов вместе с оригиналами, а также держать вместе бумаги постоянного и временного хранения. Если вы нарушите это табу, могут возникнуть проблемы с проверяющими структурами.
И еще один немаловажный момент: по стандартам Росархива, каждая папка должна содержать меньше 250 листов и быть толщиной не более четырех сантиметров. Кроме того, обязательным условием при составлении архива является хранение бумаг в хронологическом порядке. Должен соблюдаться принцип — от более раннего документа к более позднему. Это правило касается и входящей, исходящей документации. Первая сортируется по дате поступления, вторая — по дате отправления.
Также потрудитесь сохранить и систематизировать все запросы, которые вы посылали и на которые вам приходил ответ, уверяет главный бухгалтер одной из столичных фирм Анна Столетова:
— Мы храним ответы сразу после запросов, что позволяет лучше ориентироваться в ворохе бумаг и не терять времени на поиски необходимой. Особенно это актуально при общении с налоговиками. Я всегда могу показать им их отклики на мои вопросы, ведь они собраны в одной папке.
Лишнее утилизуем
Бумаги, которые по результатам проведенной экспертизы не представляют ценности, экспертная комиссия может утилизовать. Для этого члены группы составляют акт о выделении документов к уничтожению. Передача бумаг оформляется с помощью приемо-сдаточной накладной, в которой необходимо указать дату совершения операции, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. К примеру, главного бухгалтера.
За семью замками
Теперь о самом главном: о том, куда следует поместить собранный архив. Выбор, надо признать, небогат: можно либо организовать свое собственное хранилище, либо доверить сбережение документов специализированной организации. Так как последнее гораздо легче первого, рассматривать данный вариант в статье мы не станем. Лучше посмотрим, насколько тяжело или легко сделать хранилище своими руками.
Сразу отметим, что документы следует держать в специально приспособленных для этого помещениях, чтобы обеспечить безопасность архива. Пригодность того или иного места для документов устанавливается экспертизой. Размещаться хранилища должны в изолированных комнатах, прошедших проверку на огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническую укрепленность, наличие отопительных и вентиляционных систем. В помещении не допускается наличие газовых и водонесущих магистральных трубопроводов. И, кстати, даже если их нет, обязательно застрахуйте архив от затопления.
Существуют также определенные требования к электрификации данной комнаты. Во-первых, свет в комнате — только рассеянный. Во-вторых, электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, а штепсельные розетки — герметичными. Для переносной электроаппаратуры обязательно использование резиновых изоляционных шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещения. Ну и конечно, приветствуется наличие исправной сигнализации и прочих мер безопасности архива. Поясняет юрист Кирилл Ратников:
— Установка сигнализации, поста охраны, соблюдение пропускного режима и порядка доступа в хранилище — вот те меры, которыми нельзя пренебрегать. Кроме того, помещение должно иметь металлическую облицовку, прочные запоры, и в нерабочее время опечатываться. Чтобы обеспечить сохранность информации, следует ограничить право доступа в архив и разрешить вынос документов исключительно людям, имеющим специальные пропуска.
