Можно ли выдать сотруднику документ «на бумаге», если в организации введен КЭДО

В каких случаях нельзя применять КЭДО

Трудовой кодекс дает работодателю право внедрить у себя электронный кадровый документооборот. Это означает, что все документы, имеющие отношение к работе, будут оформляться и храниться в электронной форме без дублирования на бумаге.

Перед этим работодателю необходимо получить согласие на переход от своих работников и оформить для них электронные подписи.

Однако не все документы могут быть созданы в электронной форме. Так, КЭДО нельзя применять к следующим документам:

• трудовым книжкам;
• актам о несчастном случае на производстве по установленной форме,
• приказам (распоряжениям) об увольнении работника;
• документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Какие документы можно не выдавать сотруднику

Отказать сотруднику можно в выдаче только тех документов, которые не связаны с его работой. Например, должностные инструкции других сотрудников, документы, содержащие государственную, коммерческую, служебную тайну, а также личные данные третьих лиц и так далее.

Как сотрудник может запросить документы

У сотрудника есть право запросить у работодателя документы, связанные с работой. Это закреплено в статье 22.3 Трудового кодекса. Для этого сотрудник должен подать в кадровую службу или бухгалтерию заявление о выдаче документов или их копий. Копии должны быть надлежащим образом заверены.

Подать заявление сотрудник может лично, в письменной форме, а также в электронном виде через электронную почту или информсистему работодателя.

Кадровая служба организации обязана предоставить сотруднику все запрошенные документы безвозмездно, не позже чем через три рабочих дня, со дня, когда сотрудник подал заявление.

Документы работнику предоставляют в той форме, в которой он их запросил – в электронном виде или на бумаге.

Так, сотруднику можно выдать заверенную копию электронного документа на бумаге, или в электронном виде.

Так разъяснил Минтруд в своем письме от 27.03.2023 № 14-6/ООГ-2211.