Можно ли использовать такси в служебных целях?

01.08.2025 распечатать

Использование такси в рабочих поездках – распространенная практика в современных компаниях. Это удобно, быстро и часто экономически оправдано. Но разрешено ли это законодательно? Как правильно оформить возмещение расходов и избежать проблем с налогами?

Когда работодатель обязан компенсировать расходы на такси?

Согласно ч. 2 ст. 164 ТК РФ работодатель должен возместить сотруднику затраты на такси, если поездка связана с исполнением трудовых обязанностей и согласована с руководством.

Основные случаи, когда положена компенсация:

разъездной характер работы работника. К работникам с таким характером работы относятся курьеры, торговые представители, сервисные инженеры и пр.;
срочные поездки (доставка документов, встреча клиентов);
отсутствие альтернативного транспорта (ночные смены, удаленные объекты);
неисправность служебного автомобиля.

Порядок возмещения может быть закреплен в:

коллективном договоре;
локальных нормативных актах (например, в Положении о служебных поездках);
в трудовом договоре (для сотрудников с разъездной работой).

Как оформить возмещение?

Для компенсации расходов работник должен предоставить:

чек или заказ-наряд, подтверждающий оплату;
служебную записку с обоснованием поездки.

Если поездки регулярные, условия лучше прописать в трудовом договоре.

Налогообложение

1. НДФЛ.

Компенсация не облагается НДФЛ, если поездка служебная (п. 1 ст. 217 НК РФ), и облагается, если такси используется для поездок дом–работа–дом (Минфин считает это личным расходом).

2. Страховые взносы. Взносы начисляются по тому же принципу. Если поездка связана с работой, но начислять их не нужно. Если же такси оплачивается для ежедневных поездок на работу, то нужно начислить.

3. Налог на прибыль. Учитывается в расходах, если поездка служебная (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Компенсация учитывается как обычные расходы, если поездка связана с основной деятельностью (например, доставка товара).

Если поездка не связана с производством (например, посещение налоговой инспекции) то расходы на нее подлежат учету в числе прочих.

Важно также иметь в виду, что нельзя учесть в расходах оплату такси по маршруту дом–работа–дом, если это не предусмотрено трудовым договором или производственной необходимостью.

Бухгалтерия.ру