Минфин напомнил, как подтвердить расходы первичкой

Минфин России в своем письме от 29.08.2022 г. № 03-03-06/1/84125 напомнил об обязательных реквизитах и требованиях.

Какими бумагами можно подтвердить расходы?

В Налоговом кодексе не определены документы, которые подтверждают затраты организации. Однако установлены определенные требования.

Так, для подтверждения расходов могут использоваться документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.

Подойдут и бумаги, косвенно подтверждающие произведенные расходы, к примеру, таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы или отчет о выполненной в соответствии с договором работе.

Данные налогового учета подтверждают первичкой, аналитическими регистрами и расчетом налоговой базы.

Какие реквизиты обязательно должны быть у первички?

Перечень обязательных реквизитов, которые должны быть в первичном учетном документе, установлен пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Среди них, в частности, наименование документа и дата его составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, а также их подписи.

Первичка может быть бумажной или электронной, подписанной электронной подписью. Электронные документы, подписанные УКЭП, могут использоваться для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли.

Если первички нет?

За отсутствие необходимого первичного документа инспекторы могут оштрафовать по статье 120 НК РФ. Это квалифицируется как грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения.

Сумма штрафа составляет 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, она увеличивается до 30 000 рублей.

Если тем самым занизили налоговую базу, то штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. Может грозить и административная ответственность.

К примеру, за грубое нарушение правил ведения бухучета, представления отчетности, порядка и сроков хранения учетных документов руководителя или главбуха могут оштрафовать по части 2 статьи 15.11 КоАП РФ. Сумма штрафа в такой ситуации составляет от 5000 до 10 000 рублей.