Мессенджер не подойдет для ознакомления работников с кадровыми документами

ТК РФ обязывает руководителя компании знакомить работников с локальными актами компании под подпись (ст. 22 ТК РФ).  Порядок и способы ознакомления персонала с кадровыми документами должны быть описаны в правилах внутреннего трудового распорядка.

«Под подпись» работодатель обязан знакомить сотрудников только с теми до­кумен­тами, для которых «живая» подпись требуется по законодательству. Это приказы о приеме, графике работы, сменности, отпуске, наложении дисциплинарных взысканий и т.д.

Если в компании введен электронный кадровый документооборот, работника можно ознакомить по электронке, в таком случае он подписывает приказ простой электронной цифровой подписью. Подписывает!

Законодательство не предусматривает возможность знакомить работников с документами через мессенджеры.

Для тех документов, которые должны быть подписаны работником лично, нельзя выбрать просто канал уведомления, типа сервис обмена сообщениями (мессенджер, где невозможно подтвердить факт ознакомления работника с документом.

Полноценно использовать мессенджер, как средство связи и уведомления работника о новых ЛНА компании, можно в отношении дистанционных работников. Ознакомить дистанционного сотрудника с локальными актами можно путем обмена электронными документами.

Если работник не будет ознакомлен с локальным нормативным актом, руководитель не вправе привлечь его к ответственности за неисполнение положений документа.

Подобные споры нередко рассматриваются в судах, и работодатели их проигрывают. Например, Определение Верховного суда Республики Татарстан от 11.04.2022 №№ 2-8742/2021, 33-3842/2022, Определение 5-го КСОЮ от 25.08.2022 по делу № 2-8742/2021.

Суды считают, что того, чтобы работника ознакомить с кадровыми документами, недостаточно направить ему приказ по мессенджеру.