Личная карточка работника: шпаргалка для бухгалтера

Работодатель обязан заводить личные карточки на всех работников.

Форма личной карточки работника

Для личной карточки работника предусмотрен типовой бланк – форма № Т-2. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Сведения в личную карточку работника вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем.

Что включает личная карточка работника?

В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения.

Вот какие разделы может включать карточка:

• общие сведения – коды места рождения сотрудника, его гражданства, образования и квалификации;
• сведения о воинском учете;
• прием на работу;
• аттестат, свидетельства или удостоверения о повышении квалификации или переподготовке и т. д.;
• награды – в соответствии с приказами о поощрениях сотрудника;
• отпуск – все виды отпусков, которые были предоставлены сотруднику за время его работы в организации;
• социальные льготы;
• любые другие сведения о сотруднике, которые могут повлиять на условия и порядок его работы (например, об инвалидности).

Ошибка в личной карточке работника

Если какие-либо сведения о работнике изменились, то в личную карточку вносят необходимые исправления.

Прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные.

Все исправления заверяют подписью сотрудника кадровой службы.

Как вести личную карточку?

Личную карточку работника нужно вести на бумаге.

Работодатель не может вести личную карточку работника исключительно в электронном виде.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке. То есть работник должен расписываться в карточке не один раз при увольнении, а по мере внесения записей в трудовую книжку.