Лайфхаки для бухгалтера: как быстро вводить первичку в 1С и экономить время

Время не любит, когда его убивают, но терпит, когда им управляют!

Для повышения эффективности и удовлетворённости от работы специалисты по тайм-менеджменту предлагают бухгалтерам следовать следующим принципам:

• Всегда планировать цели и задачи во времени, используя ежедневники, календари, сервисы и приложения по постановке задач себе и подчиненным.Удобны в использовании: Google и Yandex календари, приложения «Календарь бухгалтера», «Контур Норматив», Any.do, Todoist, Work& Rest, 24Me.Для совместной работы хорошо подходят: Trello, Teambox, Wrike, Meгаплан, Bitrix24 и другие.
  Но не забывайте, что строго расписывать во времени нужно не более 40% дел. Иначе все планы могут в одночасье «слететь» из-за единственного форс-мажора.

• Ранжировать задачи по важности и расставлять приоритеты (можно использовать матрицу Эйзенхауэра, методику Глеба Архангельского, метод АБВГД и другие)
• Избавляться от хронофагов (того, что съедает время бухгалтера: социальное сети, переписка, непродуктивные разговоры, компьютерные игры).
• Поддерживать рабочее место в порядке, не перегружать лишними бумагами. (Но всегда держать под рукой такие важные документы, как приказы, в случае незапланированных проверок).
• Делать перерывы на отдых, чередовать активности. (Легко сказать, но сложно сделать, особенно если перед тобой гигантская стопка первички. Именно поэтому читаем статью до конца).

Эти советы просты и достаточно очевидны. Но следовать им сегодня стало гораздо проще, используя современные технологии. В частности, сервисы по автоматическому вводу первички в 1С, такие как Entera.

Известно, что ручной ввод данных первичной документации строчка за строчкой отнимает до
30 - 40 % рабочего дня обычного бухгалтера. Это настоящий «пожиратель времени». Специалисты сервиса Entera, лидирующего по положительным отзывам в сети, предлагают сократить время, выделенное на ввод первички в 1С, в 2-3 раза, используя их программу.

С помощью сервиса Entera можно за минуты перенести данные из УПД, счетов-фактур, товарных накладных, актов, счетов на оплату, кассовых и товарных чеков в 1С.

Для этого достаточно просто отсканировать или сфотографировать бумаги.

Причем, для ощутимой экономии времени (до 2-3 часов в день) идеально положить сразу большую пачку накопившихся первичных документов в потоковый сканер даже без предварительной сортировки. Полученный файл со сканом всей первички загрузить в Entera.

Сервис распознает данные, проверит корректность оформления документа и подготовит его к загрузке в учетную систему (1C, облачный 1С, «Мое дело» или другую).

Бухгалтер работает в удобном интерфейсе, разработанном с учетом тонкостей бухучета. С помощью фильтров можно отобрать необходимые документы и оперативно завести их все вместе в 1С. Программа поможет сопоставить номенклатуру с вашими справочниками, подберет наиболее подходящие варианты, а при необходимости создаст новых контрагентов, наименования, номера ГТД, проставит склад и договор, разнесет по счетам учета. Множество настроек позволяют учесть все особенности учета конкретной организации.

Когда все данные с бумаг будут перенесены в 1С, останется только проверить работу и, если потребуется, внести несколько мелких правок.

Используя сервис по автовводу первички, справиться с советами по тайм-менеджменту гораздо проще!

• Во-первых, пока Entera обрабатывает документы, высвобождается свободное время. Можно его потратить на решение приоритетных задач или драгоценную минутку отдыха, на которой так настаивают специалисты по управлению временем.
• Во-вторых, можно делегировать загрузку сканов или проверку точности переноса данных в 1С менее квалифицированному сотруднику и переключиться на что-то «сложное», ведь сервис Entera переносит данные с первичных документов точнее всех существующих аналогов. Причем, искусственному интеллекту подвластно разобраться даже с нечеткими документами, данными таблиц, спутанными страницами.
• В-третьих, Entera помогает с «наведением порядка» в рабочем пространстве. Ведь вся первичка автоматически попадает в электронный архив. И нет необходимости в хранении многочисленных папок с документами. Любой из них вы сможете найти за минуту по одному из параметров.

Кроме того, качественный сервис по вводу первички, такой как Entera, разработан так, что модуль системы с каждым использованием запоминает ваши алгоритмы. Чем больше вы работаете через программу, тем точнее будет результат распознавания и добавления документов в систему учета. Со временем число дополнительных проверок и вмешательств со стороны бухгалтера сведется к минимуму.

В итоге, по подсчетам бухгалтеров, использующих сервис, благодаря тому, что больше не нужно вводить данные в 1С вручную, освобождается до 4-6 рабочих дней в месяц. А это уже маленький отпуск. Чем не победа над временем?