Кто участвует в оформлении путевого листа в 2023

Разрешена электронная форма путевого листа

С 1 марта 2023 года Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ путевые листы разрешено составлять в электронном виде. Это нашло отражение в новых правилах оформления путевых листов, которые утверждены приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390. В них уточнено, что путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в виде электронного документа. Это полностью соответствует требованиям к первичным бухгалтерским документам.

А правила использования электронного путевого листа такие. Водитель или перевозчик при приеме груза для перевозки должен предъявить для сверки или электронный путевой лист, или его копию на бумаге.

Обратите внимание, что в новых правилах не упомянут журнал регистрации путевых листов. По старым правилам собственники ТС обязаны регистрировать оформленные путевые листы в специальном журнале регистрации. С 1 марта эта обязанность снимается.

Собственник ТС

Из новых правил следует, что путевой лист нужно составлять на каждое транспортное средство при перевозке пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

В общем случае путевой лист оформляет владелец (собственник) ТС.

Есть уточнение. Если ТС передано во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, то арендодатель оформляет путевой лист. Ведь он является собственником автомобиля.

Медицинский работник

Отметки о прохождении медосмотра водителя проставляет на путевом листе медработник, проводивший осмотр.

Медработник проставляет отметку:

• по итогам предсменного, предрейсового медосмотра - «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»
• по итогам послесменного, послерейсового медосмотра - «прошел послерейсовый медицинский осмотр»

Он указывает дату и время проведения медосмотра и заверяет запись своей подписью. В электронном путевом листе - усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной ЭП (формируется на портале Госуслуг).

Технический специалист

Отметки о выпуске ТС на линию проставляет специалист, ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Он проставляет отметку в путевом листе:

• «выпуск на линию разрешен»;
• или «выпуск на линию не разрешен».

Соответствующая отметка в бумажном листе заверяется его собственноручной подписью, в электронном путевом листе - электронной (УКЭП или УНЭП).

Также технический специалист указывают:

• дату и время проведения контроля технического состояния ТС;
• дату и время выпуска ТС на линию.

Отдельный «назначенец»

В путевом листе среди обязательных реквизитов значатся показания одометра. Дату, время и показания одометра указывают:

• при выезде ТС с парковки;
• при заезде на парковку;
• при передаче ТС от водителя к водителю (согласно новым правилам).

Записи также заверяются подписью ответственного лица, которое должен назначить руководитель компании (ИП).

Путевые листы заполняют все, кто эксплуатирует ТС

Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ обязанность оформления путевых листов вменяется:

• компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде;
• транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки;
• компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа;
• транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Однако практика свидетельствует о важности оформления путевых листов, чтобы:

• иметь точные сведения о том, где находилось транспортное средство в рабочее время, и какую работу производил водитель, управляющий им;
• иметь возможность отчитываться перед налоговиками без расхождений в данных;
• обеспечить правильный учет топлива;
• иметь право на уменьшение налогооблагаемой базы.

Путевой лист является основным первичным документом для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов. Путевым листам налоговики уделяют пристальное внимание. Они могут не признать расходы, не подтвержденные документально, как экономически не обоснованные. Это может произойти и в случае, если в путевом листе нет одного из обязательных реквизитов.