Компьютерная «начинка» в проводках

Правило и исключение

Что бы вы ни приобретали, – бухгалтерскую программу «1С», справочно-правовую систему «Гарант», текстовый редактор или редактор изображений, вы покупаете компьютерную программу.

В бухгалтерском учете затраты на любую компьютерную программу учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности. Иначе придется поступить лишь в одном случае: если фирма получает исключительное авторское право на программу. В этом случае такое право надо учесть на счете 04 в составе нематериальных активов фирмы (п. 4 ПБУ 14/2000).

Во всех прочих ситуациях программа нематериальным активом не является. При этом не имеет значения, на основании какого соглашения вы ее приобрели: купли-продажи, авторского договора о передаче неисключительных либо о частичной передаче исключительных прав. Именно так считают в Минфине (письмо от 30 апреля 2003 г. № 04-02-05/3/40).

И пусть вас не смущает пункт 55 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, который относит к нематериальным активам любые права на компьютерные программы, а не только исключительные. Нормы этого пункта действуют только в части, которая не противоречит ПБУ 14/2000, то есть документу, принятому позднее (письмо Минфина от 23 августа 2001 г. № 16-00-12/15).

Как правило, компьютерную программу используют в течение определенного периода времени (несколько месяцев или лет). В этом случае бухгалтерский учет затрат на покупку программы зависит от условий ее оплаты, которые установлены в договоре.

Если вы перечисляете за программный продукт периодические платежи (роялти), учитывайте их в полном объеме в расходах отчетного периода (п. 26 ПБУ 14/2000).

Если в договоре установлена фиксированная разовая плата, отразите ее как расходы будущих периодов по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов». Затем в течение всего срока использования программы списывайте плату на расходы в течение срока действия договора (в зависимости от учетной политики фирмы). Так рекомендуют поступать чиновники из Минфина (письмо от 30 апреля 2003 г. № 04-02-05/3/40).

Срок, в течение которого вы будете списывать затраты на программу, определить не сложно. Как правило, это срок действия договора, на основании которого вы приобрели программу. Если такой срок не определен, установите самостоятельно предполагаемый период ее полезного использования и закрепите в приказе руководителя фирмы.

Новая жизнь программы

Многие программные продукты периодически требуют обновления. Особенно это справедливо в отношении программ автоматизации бухгалтерского и налогового учета и справочно-правовых систем.

Как правило, информационное обслуживание таких программ уже предусмотрено в договоре на их приобретение. Если нет, то стороны заключают дополнительное соглашение. Кроме того, у продавцов бухгалтерских программ, как правило, впоследствии можно купить новые версии и модули.

Затраты на обновление программ в целях бухгалтерского учета согласно пункту 7 ПБУ 10/99 являются расходами по обычным видам деятельности. Отражайте эти затраты в том отчетном периоде, в котором они произошли. Подтверждающим первичным документом в этом случае будет акт оказанных услуг.

Если вам устанавливают новую версию, дополнительные функции, модули и т. д., это приводит к качественному изменению программы. Поэтому учитывайте расходы на счете 97 с их последующим постепенным списанием.

Пример 1

ЗАО «Актив» в марте 2005 года приобрело программу автоматизации бухгалтерского учета стоимостью 60 000 руб. (без учета НДС). Срок полезного использования программы, установленный приказом руководителя, составляет пять лет.

В апреле 2005 года по договору с продавцом программы «Актив» приобрел дополнительный модуль для учета экспортных операций. Стоимость модуля составляет 20 000 руб. (без учета НДС). Срок полезного использования программы не пересматривали.

Бухгалтер «Актива» сделает в учете следующие проводки.

В марте 2005 года

Дебет 97 Кредит 60

– 60 000 руб. – приобретена бухгалтерская программа;

Дебет 44 Кредит 97

– 1000 руб. (60 000 руб. : 5 лет : 12 мес.) – учтена часть затрат, подлежащая списанию в марте.

В апреле 2005 года

Дебет 97 Кредит 60

– 20 000 руб. – отнесена на увеличение стоимости программы стоимость дополнительного модуля.

Бухгалтер должен пересчитать сумму затрат на программу, подлежащую ежемесячному списанию. За один месяц использования программы на расходы было списано 1000 руб., поэтому к апрелю 2005 года на счете 97 осталось 59 000 руб. (60 000 1000).

После установки нового модуля сумма расходов на счете 97 увеличилась на 20 000 руб. и составила 79 000 руб.

Поскольку срок полезного использования программы не пересматривали, ежемесячная сумма затрат, подлежащая списанию, равна:

79 000 руб. : (5 лет x 12 мес. – 1 мес.) = 1339 руб.

С апреля 2005 года бухгалтер «Актива» ежемесячно будет делать запись:

Дебет 44 Кредит 97

– 1339 руб. – списаны затраты на компьютерную программу.

Налоги не дружат с бухучетом

Расходы на приобретение компьютерных программ чаще всего приходится учитывать в составе расходов будущих периодов. При этом у бухгалтеров возникает вполне закономерный вопрос: когда можно принять к вычету НДС, перечисленный поставщику при приобретении программы? В момент приобретения или по мере списания стоимости программы на расходы?

В главе 21 Налогового кодекса не предусмотрены особые правила вычета НДС по расходам будущих периодов. Посему вы вправе принять этот налог к вычету единовременно, после того, как перечислили его продавцу, учли программу на счете 97 и получили счет-фактуру. Кроме того, программный продукт нужно использовать в деятельности, облагаемой НДС. Этот вывод справедлив и для расходов на обслуживание и обновление компьютерных программ.

Не получится принять НДС к вычету только в трех случаях: ваша фирма не является плательщиком НДС либо освобождена от уплаты этого налога статьей 145 Налогового кодекса, либо программу используют для операций, не облагаемых НДС. В этих ситуациях НДС учитывают в стоимости приобретенного программного продукта.

При расчете налога на прибыль существуют свои нюансы. Так, если фирма перечисляет за программу периодические платежи, включайте их в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 37 п. 1 ст. 264 НК). Если налог на прибыль определяется методом начисления, эти расходы учитывают в том периоде, к которому они относятся (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК). Если кассовым методом, – в том периоде, когда они фактически были перечислены (п. 3 ст. 273 НК).

Разовый платеж за программу также учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК). Кстати, к прочим расходам относится и стоимость исключительных прав на программные продукты, если она не превышает десяти тысяч рублей.

В налоговом учете разового платежа не все столь ясно. Можно ли списывать его постепенно, по аналогии с бухгалтерским учетом, чтобы избежать временных разниц, которые в противном случае непременно возникнут? По этому поводу есть официальные разъяснения Минфина (письмо от 26 августа 2002 г. № 04-02-06/3/62) и налоговиков (раздел 3 Методических рекомендаций по налогу на прибыль, утв. приказом МНС от 20 декабря 2002 г. № БГ-3-02/729).

Если из текста договора можно «достоверно определить, к какому конкретному периоду относятся данные расходы», то их списывают постепенно в течение этого периода. Это, по мнению чиновников, следует из пункта 1 статьи 272 Налогового кодекса. Если из договора такой период определить нельзя, расходы надо учесть единовременно в момент их возникновения. Срок полезного использования, установленный фирмой самостоятельно, в данном случае во внимание не принимают.

Правда, бухгалтерский и налоговый учет все же можно сблизить, если, конечно, вы готовы рискнуть. Дело в том, что в пункте 26 ПБУ 14/2000 сказано, что фиксированные разовые платежи за компьютерные программы отражаются в бухучете «как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора». То есть, если в договоре не указан срок его действия, расходы можно списать единовременно, как и в налоговом учете. Правда, такой вывод вряд ли понравится налоговикам, которые весьма консервативны в подобных вопросах и могут оштрафовать фирму за грубое нарушение учета.

Пример 2

ООО «Пассив» в марте 2005 года приобрело права на использование компьютерной программы за 118 000 руб. (в том числе НДС 18 000 руб.) сроком на пять лет. В договоре предусмотрена единовременная оплата программного продукта.

Бухгалтер «Пассива» в момент покупки сделал в учете такую проводку:

Дебет 97 Кредит 60

– 100 000 руб. (118 000 – 18 000) – учтены в составе расходов будущих периодов затраты на приобретение права пользования программой;

Дебет 19 Кредит 60

– 18 000 руб. – учтен НДС по компьютерной програме;

Дебет 60 Кредит 51

– 118 000 руб. – оплачена компьютерная программа;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 18 000 руб. – принят к вычету НДС по компьютерной программе.

Ежемесячно, начиная с марта 2005 года, в состав расходов бухгалтер будет списывать 1667 руб. (100 000 руб. : : 5 лет : 12 мес.), делая при этом такую запись:

Дебет 44 (20, 25, 26...) Кредит 97

– 1667 руб. – списаны расходы на компьютерную программу.

Поскольку в договоре указан срок действия права, в налоговом учете расходы на приобретение программы можно списывать так же, как и в бухгалтерском – ежемесячно в течение пяти лет.

внимание

Приобретая новый компьютер, фирма часто одновременно получает и комплект программного обеспечения. Работы по его установке, наладке и тестированию увеличивают стоимость основного средства, как «иные затраты, непосредственно связанные с приобретением основного средства» (письмо Управления МНС по г. Москве от 11 января 2001 г. № 03-12/879).

Юлия Кёлер