Компенсируем сотруднику расходы на машину: нужно ли начислять взносы

Социальный фонд России разъясняет, что такие взносы не начисляются, но для этого необходимо соблюсти определенные требования. Детали указаны в письме СФР от 26 сентября 2025 года № 19-02/93633л.

Согласно ст.20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц. Однако закон также устанавливает исключения для определенных компенсационных выплат. В частности, компенсации, связанные с выполнением трудовых обязанностей, могут не облагаться взносами, если они соответствуют установленным нормам, согласно ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ, работодатель обязан компенсировать работнику расходы, связанные с использованием личного транспорта в служебных целях. Это может включать не только топливо, но и другие затраты, такие как техническое обслуживание, ремонт и страховка автомобиля.

Сумма компенсации определяется в договоре между компанией и работником. Можно назначать любую сумму или определить метод ее вычисления (например, установив ежемесячную выплату фиксированной суммы, независимо от числа дней в месяце).

Другими словами, компенсационные выплаты и возмещение издержек (включая расходы на ремонт, техническое обслуживание, мойку и страхование автомобиля) не облагаются страховыми взносами. Однако, это возможно только при наличии у работодателя следующих бумаг:

• Письменного соглашения с работником, содержащего размер компенсации.
• Копий документов, подтверждающих понесенные расходы (например, путевые листы, журнал учета поездок, чеки на топливо и смазочные материалы).
• Копий документов, подтверждающих право собственности сотрудника на используемое имущество (свидетельство о регистрации ТС и его паспорт).

Суммы «сверхлимитных» компенсаций (превышающие размеры, предусмотренные соглашением сторон), подлежат обложению страховыми взносами. Если соглашения нет, взносы начисляются на всю сумму компенсации.

Учет компенсации в налоговой базе по прибыли

Для целей налогообложения прибыли, организация может включить в расходы компенсацию, выплачиваемую сотруднику за использование личного автотранспорта в рабочих поездках, но в рамках лимитов, определенных Постановлением № 92. При этом, данная компенсация не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами в размере, согласованном сторонами трудового договора.

На сегодняшний день, норматив компенсации для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров составляет 1200 рублей в месяц, а для автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 кубических сантиметров – 1500 рублей в месяц.

При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются, согласно п. 38 ст. 270 Налогового Кодекса РФ (НК РФ).

Выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и взносами в общеустановленном порядке.

Документы для подтверждения расходов

Для принятия в расходы по прибыли необходимы документы, которые подтверждают производственный характер поездок и фактические расходы, понесенные сотрудником.

Подтверждение производственного характера поездок

1. Путевые листы (или аналогичные документы с маршрутом, километражем, расходом ГСМ).
2. Журнал учета поездок (с маршрутом и целью поездки).
3. Отчет сотрудника о поездках за месяц.
4. Должностная инструкция (подтверждающая разъездной характер работы).
5. В ряде случаев косвенно можно подтвердить сумму износа, затраты на ГСМ.

Подтверждение расходов

1. Чеки за ГСМ.
2. Чеки за техническое обслуживание.
3. Иные платежные документы, подтверждающие расходы, связанные с поездками.

Желательно иметь несколько видов подтверждающих документов, чтобы максимально убедительно доказать производственный характер поездок и обоснованность расходов. Например, путевой лист и чеки на ГСМ. 

НДФЛ и страховые взносы

Компенсационные выплаты, установленные законодательством и связанные с выполнением трудовых обязанностей (в пределах установленных норм), освобождены от НДФЛ на основании ст. 217 НК РФ. Что касается страховых взносов, правило такое же. Компенсационные выплаты, установленные законодательством и связанные с выполнением трудовых обязанностей (в пределах норм) не облагаются страховыми взносами согласно ст. 422 НК РФ.

Если же размер компенсации установлен произвольно и не подтвержден расчетами и документами, существует риск доначисления НДФЛ и страховых взносов. Желательно разработать разумный и документально подтвержденный метод расчета компенсации.

Кроме того, нужно иметь документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные им при использовании имущества в служебных целях.

Итак, чтобы компенсации не облагались страховыми взносами и НДФЛ, нужно соблюсти несколько условий:

• Подписать документ, в котором зафиксирован размер компенсации, согласованный сторонами трудового договора.
• Получить у работника копии документов, подтверждающих его право на используемое транспортное средство, такие как свидетельство о регистрации и паспорт транспортного средства.
• Собирать документы, подтверждающие фактические расходы работника.

Автор. Д.Афанасова

Бухгалтерия.ру