Компенсация проезда вахтовикам: как платить НДФЛ?

Ситуацию с учетом этой компенсации в целях обложения налогом на доходы физлиц поясняет Минфин России в письме от 29.12.2021 № 03-03-06/3/107474. 

Компенсация проезда: как отнести к прочим расходам

Если деятельность компании связана с вахтовой организацией работы, то ее затраты на доставку занятых на такой работе сотрудников к месту их работы относятся к категории прочих расходов. Но чтобы их можно было учитывать для целей обложения налогами, они должны быть отражены в колдоговоре и они также должны подтверждаться соответствующими документами, экономически оправданы и проводится в контексте деятельности, целью которой является получение доходов.

Законодательные требования

Те виды компенсаций, которые соответствуют требованиям трудового законодательства и которые выплачиваются компанией в рамках установленных им норм, не облагаются НДФЛ.

Согласно ст. 302 ТК, вахтовикам необходимо платить надбавку за вахтовый (экспедиционный) метод работы. Эта надбавка начисляется за каждый день, когда сотрудники, работающие вахтовым (экспедиционным) методом находятся не только в месте работы во время своей вахты, но также в пути между пунктом сбора и местом работы.

Тем сотрудникам, кто работает вахтовым (экспедиционным) методом в местностях Крайнего Севера и приравненных к ним территориях, надбавки устанавливаются в соответствие с районными коэффициентами. 

Кроме того, вахтовику выплачивается тарифная ставка за каждые сутки в пути от пункта сбора до места работы, а также за каждые сутки, когда он задерживается из-за погодных условий или из-за сбоев в работе транспортников. 

Компенсация расходов на проезд законодательно не установлена. И, поскольку она не входит в число законодательно установленных выплат, на нее не распространяется освобождение от НДФЛ. Таким образом, компания должна платить НДФЛ с расходов на проезд вахотовиков к месту работы и обратно. 

Исключения

Компания также может доставлять своих сотрудников на работу вахтовым методом организованно. Это происходит в частности, в случае плохой транспортной доступности места работы или при производственной необходимости.

Поскольку при этом расходы работодателя на проезд вахтовиков от пункта сбора до места работы не ведут к возникновению дохода, необходимости платить НДФЛ нет. 

В таких случаях работник по прибытии к месту нахождения организации или в пункт сбора фактически приступает к исполнению своих трудовых обязанностей, подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка. Такая оплата работодателем проезда работника от пункта сбора до работы не приводит к возникновению дохода. При этом наличие пункта сбора должно быть обусловлено производственной необходимостью, а сотрудник, прибыв на место работы, должен соблюдать дисциплину труда.