Компенсационные выплаты удаленным работникам: что изменилось

Особенности выплат за работу в дистанционном режиме

Работник вправе трудиться в дистанционном режиме на постоянной основе, временно или периодически, чередуя работу в офисе и дистанционную работу (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. К таким выплатам относятся и выплаты сотрудникам, которые трудятся дистанционно.

Согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику положены:

• компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, материалов и оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• возмещение расходов, связанных с их использованием.

Как обосновать компенсацию за удаленную работу

В соответствии со статьей 312.6 ТК РФ размер, порядок и сроки выплаты компенсации, а также расходов, связанных с использованием имущества, определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору о дистанционной (удаленной) работе между организацией и работниками (см. письма Минфина от 9 июля 2021 г. № 03-03-06/1/54895, от 11 января 2022 г. № 03-04-06/263).

Минтруд в письме от 9 июня 2023 г. № 14-6/ООГ-4013 пояснил, что режим дистанционной (удаленной) работы можно установить только при взаимном согласии сторон трудового договора.

Условие о выполнении работником трудовой функции дистанционно может быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Изменить условия трудового договора, заключенного с работником (с работы в офисе на дистанционную и наоборот), можно:

• по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ)
• или в одностороннем порядке по инициативе работодателя по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ).

В обоих случаях нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов их подтверждающих, организация утверждает самостоятельно локальным нормативным актом. Так разъясняла ФНС России в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@.

Документальное подтверждение расходов на компенсацию

В целях признания рассматриваемых компенсационных выплат сотрудникам, работающим дистанционно, в составе налоговых расходов необходимы документы, подтверждающие:

• фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя;
• осуществление расходов на эти цели;
• суммы произведенных в этой связи расходов.

Возмещать расходы, связанные с использованием работником его личного оборудования, следует на основании документов, подтверждающих эти расходы (чеки, квитанции, накладные и т.д.).

Перевод на удаленку по инициативе работодателя

Приказ о переводе на удаленный режим работы одного работника или части работников по инициативе работодателя, как и любой другой приказ по организации, оформляется на бланке. В обосновании нужно указать причину перевода.

В основной части приказа нужно:

• разместить список работников, которые переводятся на удаленку.
• указать период удаленной работы.
• назначить работника, который обеспечивает техническую возможность удаленной работы и ответственного за контроль исполнения приказа.
• поручить бухгалтерии рассчитывать рабочее время на удаленной работе как работы по обычному графику.

Как учитывать компенсации удаленщикам в расходах

Работа на удаленном режиме отражается в табеле учета рабочего времени, как обычная явка. Согласно пункту 3 статьи 255 НК РФ выплаты и компенсации, связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, до сих пор относили к расходам на оплату труда.

Величина компенсации будет лимитирована: не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника.

Способ возмещения расходов закрепляется в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении). При отсутствии указанных положений в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении) возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам.

Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» поможет избавиться от лишней информации

Подключите бератор сейчас и ведите свою бухгалтерию без нервов и стрессов. Лучше платить за подписку, чем за штрафы.

Подключить бератор