Компенсации "удаленщикам": как правильно учитывать в расходах?

Министерство финансов в письме от 21.07.2021 № 03-03-06/1/58342 дало рекомендации компаниям, которые отправили свой персонал на удаленку, как учитывать в составе расходов компенсации.

Компенсация за технику: как считать?

В целях налога на прибыль можно учесть экономически обоснованные и подтвержденные документами расходы, которые можно оценить в денежном выражении. Компенсации "дистанционщикам" должны соответствовать их затратам, возникающим при использовании техники, отмечает Минфин России в своем письме. Как рассчитать эти суммы?

По мнению минфиновцев, у фирмы должны быть копии бумаг, подтверждающих покупку техники работником (или факт ее аренды), а также затраты на ее использование в интересах организации. Поскольку законодательством не установлены фиксированные суммы компенсаций "удаленщикам", нужно утвердить методику их расчета и перечень возмещаемых затрат при помощи локального нормативного акта.

В нем также необходимо определить, какие документы подтверждают затраты работника, чтобы потом не возникло споров и разногласий, считают представители ведомства.

Как правило, для расчета компенсации учитывается износ/амортизация техники, согласно официально установленным нормам. Нормы амортизации приводятся в Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы. Этот документ был утвержден постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 №1).

НДФЛ и взносы с компенсаций

Отдельно рассмотрим вопрос о включении компенсаций работникам на удаленке в базу по НДФЛ и страховым взносам. Минфин России неоднократно высказывался на эту тему в своих письмах, как и ФНС России.

Представители ведомств считают, что компенсации за использование оборудования, программно-технических средств, а также средств защиты данных не облагаются НДФЛ и взносами. При этом не имеет значения, принадлежит техника работнику или он ее арендует.

Главное, чтобы сумма компенсаций была установлена колдоговором или ЛНА, трудовым договором или допсоглашением к нему.