С началом сезона отпусков возрастают риски начислить работнику сумму отпускных в большем размере, чем положено. Редакция «Практической бухгалтерии» совместно с экспертами бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера» рассказали, какие действия работодателя могут привести к переплате суммы отпускных и что делать компании, если работнику было перечислено больше, чем нужно.
Правила выплаты отпускных
Напомним о порядке действий работодателя по выплате работнику отпускных.
Организация должна выплатить средства не позднее чем за три дня до начала периода отдыха работника. Роструд в письме от 06.06.2018 № TЗ/3464-6-1 напомнил о правилах определения трех дней. Для работодателя это имеет важное значение, так как при неточном расчете дней предприятие может допустить нарушение.
«Исчисление сроков устанавливается в статье 14 ТК РФ. В соответствии с частью первой указанной статьи течение сроков, с которыми ТК РФ связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей», – указал Роструд в названном выше письме. В срок, который рассчитывается в календарных днях или неделях, включаются и нерабочие дни, уточнили в ведомстве.
Далее в ведомстве указали, что исходя из системного толкования норм Трудового кодекса сроки для перечисления отпускных рассчитываются в календарных днях. «Таким образом, в срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни (часть третья статьи 14 ТК РФ). При этом необходимо учитывать, что в соответствии с частью 8 статьи 136 ТК РФ при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска производится накануне этого дня», – указал далее Роструд. В ведомстве уточнили, что работодатель может перечислить средства в более ранний срок.
Может возникнуть вопрос: когда нужно перечислить средства, если работник уходит в отпуск в понедельник? Ответ на вопрос дал Минтруд России в письме от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157. В этом случае, следует из разъяснений ведомства, выплатить отпускные компании нужно не позднее четверга предшествующей недели.
Читайте также: «Аванс по зарплате. Три ошибки, приводящие к штрафам и доначислениям
»
Когда возможна переплата отпускных?
Далее рассмотрим несколько ситуаций, когда работодатель может перечислить бо́льшую сумму отпускных.
Наиболее частые причины переплаты возникают при предоставлении отпуска, а значит и выплаты работнику отпускных, авансом, когда сотрудник позднее увольняется, вторая причина – арифметическая ошибка и третья – программный сбой. Рассмотрим каждую причину в отдельности.
Возникновение переплаты из-за предоставления отпуска авансом. Напомним, трудовое законодательство в общем случае закрепляет право работника на получение ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней. Уйти в отпуск сотрудник может спустя полгода после начала работы. Статьей 122 ТК РФ закреплена возможность предоставить специалисту период отдыха и раньше названных сроков. Вот тут и возможно возникновение переплаты: если компания предоставила специалисту отпуск авансом, а работник позднее принимает решение расторгнуть трудовой договор, то у специалиста возникает долг перед работодателем, ведь отпускные сотруднику выплачены.
Арифметическая ошибка. Следующая причина появления переплаты – ошибка счетного характера. Работодатель может перечислить сотруднику бо́льшую сумму отпускных из-за неправильных математических действий. Обратите внимание: если компания перечислила бо́льшую сумму отпускных работнику и позднее обращается в суд с требованием вернуть переплату, то фирме нужно будет доказать факт совершения счетной ошибки.
Программный сбой. И, наконец, последний тип ошибок – программный сбой. Если сумма отпускных была перечислена работнику в большем размере из-за неправильной работы ПО и компания позднее обратится в суд для истребования излишка, то в этом случае предприятию также необходимо доказать, что фирма отправила работнику больше средств, чем нужно, из-за нарушения работы ПО.
Читайте также: «Работник не может уйти в отпуск по графику. Как изменятся даты отдыха?»
Как вернуть сумму переплаты?
Далее расскажем о способах возврата переплаты отпускных. Первое, о чем нужно сказать – добровольный возврат долга. Если сотрудник согласен вернуть средства, компании нужно получить от него письменное заявление. В документе специалист соглашается вернуть сумму переплаты отпускных путем удержания денег из текущей заработной платы. После получения от сотрудника документа руководитель предприятия подписывает приказ об удержании задолженности работника из его заработной платы. В приказе необходимо уточнить месяц, начиная с которого компания может удерживать средства из дохода.
Нужно помнить, что трудовое законодательство устанавливает ограничения на сумму удержаний из выплачиваемого специалисту дохода, они не могут быть более 20% заработной платы.
Может возникнуть вопрос в части налогообложения суммы долга. В случае если работник соглашается на удержание из его дохода суммы долга, взаиморасчетов по НДФЛ делать не нужно, так как компания возвращает средства, из которых налог уже удержан.
Позднее, при возврате отпускных бухгалтеру компании нужно сторнировать проводку по начислению налога и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете. Проводка по начислению НДФЛ с отпускных тоже сторнируется. В результате появится переплата, ее можно вернуть на счет или же зачесть при будущих налоговых платежах. Конечно, переплата появится не только по налогу на доходы физических лиц, но и по страховым взносам. Компании нужно учесть за текущий период корректировки по начислению взносов, а образовавшуюся переплату отрегулировать дальнейшими платежами. Обратите внимание, если в связи с этими действиями работодателя в персонифицированном учете по работнику появится отрицательное значение, отчет у компании не примут, поэтому корректировать придется не текущий, а предыдущий период.
Полный текст статьи доступен по подписке на журнал «Практическая бухгалтерия»
