Когда сдавать в архив Журнал инструктажа по охране труда?
07.08.2023 распечататьСуществует Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда. Данный журнал ведется постоянно, и с течением времени у него будут появляться новые тома. В какой момент том № 1 такого журнала, в котором закончились свободные листы, будет считаться завершенным в делопроизводстве и должен быть включен в годовой раздел описи и передан в архив? Вопрос обусловлен тем, что, по информации от отдела охраны труда, в данном журнале сотрудник расписывается только 1 раз в день трудоустройства, и его подпись актуальна до момента увольнения (выхода на пенсию).
Продолжение вопроса: «В одной статье читали, что применительно к другому журналу по охране труда (журналу противопожарных инструктажей) есть такое правило: «Сведения о прохождении инструктажей в старом журнале абсолютно всеми работающими сотрудниками утратят актуальность, когда в новом журнале будут зафиксированы факты и сроки проведения их новых инструктажей. Тогда старый журнал учета инструктажей по пожарной безопасности можно оставить на текущем хранении». Таким образом, т.к. в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда подпись ставится 1 раз при приеме на работу и считается актуальной весь период работы сотрудника, то том № 1 журнала считается завершенным в делопроизводстве и может быть сдан в архив только после того, как все сотрудники, чьи подписи есть в томе № 1, будут уволены либо выйдут на пенсию? Или все-таки по завершении заполнения тома № 1 он должен быть сдан в архив не позднее 3 лет после года внесения последней записи?»
Больше по теме
Нужно ли проводить инструктажи по охране труда с несовершеннолетними работниками?
Перечень работников, обучать которых охране труда можно за счет соцфонда, расширили
Когда дополнительное обучение охране труда не требуется?
Нужно ли проводить вводный инструктаж по ОТ для внутреннего совместителя
Все виды инструктажей по охране труда организуются работодателями и проводятся на основании постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, которым утверждены Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда (далее – Правила).
В соответствии с Правилами на каждый вид инструктажа разрабатываются программа, а дополнительно – и инструкция по его проведению, в которой обычно фиксируются все организационные аспекты: полномочия (ответственный / заместитель), сроки, время и место проведения, форма журнала и его оформление (нумерация листов, прошивка, удостоверение и т.п.).
Когда отдел охраны труда вашей организации будет актуализировать программу вводного инструктажа по охране труда в соответствии с Правилами или разрабатывать соответствующую инструкцию, постарайтесь во взаимодействии со специалистами по охране труда регламентировать и архивную технологию работы с журналом, о которой вы задаете вопрос.
Покажите коллегам п. 4.28 действующих пока Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 года).
В ведении журнала, который представляет собой дело, важное значение имеет точная датировка записей, на основании которой оформляется заголовок журнала и даты начала и окончания его ведения.
Методические рекомендации по применению Правил 2015 года (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018; п. 1.2) прямо устанавливают, что «если делом является журнал, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале».
Таким образом, год внесения последней записи в журнал будет годом его исполнения как документа журнальной формы (и одновременно соответствующего дела).
Срок хранения журнала будет исчисляться с 1 января года, следующего за годом внесения в него последней записи. Таким образом, вы совершенно правильно предполагаете, что соответствующий журнал может быть подготовлен для передачи на архивное хранение.
Обратите внимание
Только имейте в виду, что каждый журнал вводного инструктажа ведется как «переходящее» дело до тех пор, пока не закончится (а не по томам), что необходимо отразить в номенклатуре дел и в соответствующих годовых разделах описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, которые составляются в отделе охраны труда.
Срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда – 45 лет по ст. 423 а) Перечня типовых управленческих архивных документов: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Успейте получить подарки при подписке на электронный журнал!
Подпишитесь на «Практическую бухгалтерию» со скидкой 25%. Вас ждут подарки: 3 месяца доступа к журналу + 3 месяца доступа к «Алгоритмам для бухгалтера» + доступ к сайту Buhgod.ru.
А в статье, которую вы упоминаете в вопросе, речь шла о совершенно иной ситуации, когда необходимо вводить утвержденную новую форму журнала инструктажей по пожарной безопасности, а записи в старой форме журнала будут актуальными / действительными до проведения новых периодических инструктажей, которые будут документироваться в журнале новой формы.
