Когда работа считается разъездной?

Минтруд России в письме от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047 уточнил, когда работа признается разъездной, и разъяснил, как учитывать расходы на возмещение затрат сотрудников, совершающих служебные поездки.

Договор и надбавки

Работа считается разъездной, если она подразумевает регулярные служебные поездки. Есть ряд профессий и должностей с разъездным характером работы, в частности, водители, курьеры, страховые и торговые агенты, водолазы, корреспонденты СМИ, монтеры и техники судоходной обстановки пути, а также рабочие, занятые на строительстве, ремонте и содержании автомобильных дорог. Таким образом, разъезды являются частью их работы.

Условие о разъездном характере работы нужно закрепить в трудовом договоре при его заключении. Сотрудники организаций, находящиеся всю или большую часть своего времени в разъездах, например, курьеры, экспедиторы, работники транспортных организаций, имеют право на надбавку за такую работу.

Расходы

Работодатель обычно возмещает сотрудникам, находящимся в разъездах, затраты, связанные с ними. К ним относятся расходы на проезд, на аренду жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, например, суточные, а также другие виды трат, которые осуществляются с разрешения или ведома работодателя.

При определении базы по налогу на прибыль эти компенсации учитываются. Они считаются расходами, связанными с выполнением трудовых обязанностей, поэтому при налоговом учете их можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Порядок возмещения расходов на поездки, перечень работ, профессий и должностей сотрудников, у которых разъездной характер работы, определяется в трудовых или коллективных договорах, соглашениях или локальных нормативных актах работодателя.

Для каждого конкретного работника, который будет ездить в служебные командировки, нужно закрепить ряд условий в его трудовом договоре. Там же оговаривается и то, как организация возместит ему средства, потраченные при разъездах. Иначе у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с учетом таких расходов.

В трудовом и коллективном договоре должен быть зафиксирован разъездной характер работы, определен размер и порядок выплаты надбавки и возмещения расходов. Необходимо также утвердить перечень работ и должностей, для которых установлена разъездная работа, в коллективном договоре, соглашении или локальных нормативных актах.