Когда можно применять УПД

УПД – универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает документооборот и снижает издержки.

УПД – это фактически счет-фактура и накладная “в одном лице”. Его применяют одновременно в целях учета расходов (вместо накладной или акта приемки-передачи работ) и расчетов по НДС (как счет-фактуру).

Какую форму УПД применить?

Форму и рекомендации по заполнению универсального передаточного документа можно взять из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Форму универсальной первичной документации могут применять практически все организации и индивидуальные предприниматели.

Использование УПД позволяет одновременно:

• вести бухгалтерский учет;
• подтверждать затраты для исчисления налога на прибыль организаций;
• заявлять налоговый вычет по НДС.

Так же как и счет-фактуру, этот документ можно передавать в налоговую инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@).

Зависит от статуса

Обязательный к заполнению реквизит в УПД – поле “Статус” в левом верхнем углу. Реквизит “Статус” выбирают из двух вариантов:

1. – счет-фактура и передаточный документ (акт);
2. – передаточный документ (акт).

То есть поле “Статус” предназначено для того, чтобы обозначить цель использования УПД.

В универсальный передаточный документ со статусом “2” вносят сведения только в те информационные поля, заполнение которых обязательно для группы первичных бухгалтерских документов.

Основную часть УПД занимает счет-фактура. Эта часть УПД должна быть заполнена по правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Имейте в виду, что проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка “обычных” первичных документов и счетов-фактур.

Таким образом, УПД может сочетать в себе реквизиты первичного учетного документа и счета-фактуры одновременно. Чтобы обозначить, какой именно документ заменяет УПД в конкретном случае, необходимо проставить в специальном поле статус 1 или 2.

Обязательные реквизиты УПД

ФНС России в комментируемом письме обращает внимание, что в документе необходимо сохранить типовую форму счета-фактуры и обязательные реквизиты УПД, указываемые:

• в счете-фактуре – согласно статье 169 НК РФ;
• в первичных бухгалтерских документах – согласно перечню, установленному нормами пункта 2 статьи 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Закон № 402-ФЗ не требует обязательно применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом РФ. Главное – все они должны содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Поскольку форма УПД носит рекомендательный характер и не содержит исчерпывающего перечня показателей, его можно дополнять любыми другими показателями для отражения специальных условий сделок. То есть можно включить дополнительные нужные фирме реквизиты.

Право выбора формы УПД для оформления хозяйственной операции законодательство оставляет за организацией. При этом обязательно отразите решение о выбранной форме УПД в учетной политике и утвердите выбранный вариант бланка соответствующим распоряжением руководителя.

Эксперт “НА” Е.В. Натырова